Bienvenue sur

Onze Happy Client Assistants van de receptie staan dagelijks met een glimlach voor u klaar tijdens de openingsuren:
Lundi 8h00 - 17h30.  
Mardi 8h00 - 17h30.  
Mercredi 8h00 - 17h30.  
Jeudi 8h00 - 17h30.  
Vendredi 8h00 - 17h30.  
Samedi fermé  
Dimanche fermé  

À la réception, vous trouverez une boîte à suggestions. Il est situé entre les boîtes aux lettres, au numéro 120. Si vous avez des questions, des idées et/ou des remarques, vous pouvez les mettre ici.

Interne nummers:
Receptie: 9000
Cuisine d’Office: 9122

Informations générales :

Hendrik van Veldekesingel 150, 3500 Hasselt

+32 11 87 08 11 – +32 11 87 08 01 – hasselt@officenter.eu

Officenter est sécurisé par une alarme et équipé d'une caméra de surveillance.

Via l'entrée principale (ou les entrées principales), Officenter est accessible du lundi 08h00 au jeudi 17h30 et le vendredi 08h00 à 17h00. En dehors de ces heures, un système de contrôle d'accès électronique entre en action et seuls les utilisateurs munis d'un badge personnalisé peuvent entrer dans le bâtiment. Seuls les clients ayant un bureau permanent dans le bâtiment recevront un badge d'accès. Les parties communes de Officenter sont équipées de caméras de surveillance et d'un système d'alarme. Si l'utilisateur les active en utilisant abusivement les portes de secours ou en pénétrant dans des zones non autorisées équipées d'alarmes, des frais peuvent être facturés (patrouille supplémentaire de l'entreprise de sécurité).

INTERPHONE

Si vous souhaitez recevoir des visiteurs après l'heure de fermeture, ils peuvent vous joindre directement via le téléphone extérieur.

A l'extérieur, à l'entrée principale, vous trouverez le téléphone extérieur/interphone avec une liste de numéros de téléphone des bureaux fixes et des salles de réunion. Les visiteurs peuvent appeler votre bureau en dehors des heures de bureau et vous pouvez ouvrir la porte extérieure en utilisant le bouton "ouvrir la porte" de votre téléphone. Pour des raisons de sécurité, il est conseillé de venir chercher vos invités à la porte d'entrée en dehors des heures de bureau.

PORTES DE SECOURS
Les portes de secours sont en permanence sous alarme. En ouvrant l'une des portes de secours, l'alarme se déclenche et la centrale d'alarme est avertie. Les portes de secours ne peuvent être utilisées qu'en cas d'urgence. 

Les fenêtres sont également sous alarme entre 22 heures et 7 heures du matin et ne peuvent être ouvertes pendant cette période. Si les fenêtres sont ouvertes pendant cette période, l'alarme se déclenche et la salle des incidents de notre société de sécurité est prévenue.

CAMERAS
Officenter dispose de caméras dans les parties communes. Ces images restent disponibles sur notre serveur pendant 7 jours.

G4S PATROUILLE
Une patrouille de G4S vérifie le bâtiment chaque soir pour voir s'il y a quelque chose de suspect, si des fenêtres sont encore ouvertes... L'employé de G4S a accès au bâtiment avec un badge.

Une photocopieuse couleur est disponible à la réception et à chaque étage. Vous ne pouvez l'utiliser qu'avec un code personnel, que vous pouvez obtenir auprès de notre réceptionniste.

Le photocopieur peut également être utilisé pour la numérisation et l'impression. Nous réapprovisionnons le papier tous les jours. Si les plateaux sont vides, veuillez nous le faire savoir. Le copieur émet un signal lorsque les toners, etc. doivent être remplacés. C'est également ce que nous faisons. Veuillez toujours baisser le couvercle de la photocopieuse. De cette façon, la plaque de verre reste protégée.

FAX TO MAIL
Officenter beschikt over een eigen fax to mail systeem. Vanaf het moment dat er een fax verstuurd wordt of binnen komt, wordt deze omgezet naar een mail.
U heeft de keuze om het algemene Officenter faxnummer te gebruiken (mails worden enkel doorgestuurd tijdens kantooruren) of om een eigen fax to mail nummer te hebben aan 3 euro/maand.

IMPRIMER
Pour installer l'imprimante, nous serons heureux de vous aider ou vous pouvez obtenir un manuel à la réception.

COPIE
- Entrez votre code et appuyez sur connexion
- Placez le document à copier dans le chargeur (côté texte vers le haut) ou sur la plaque de verre (côté texte vers le bas)
- Appuyez sur démarrage (bouton vert)
- Votre document est copié
- N'oubliez pas d'emporter l'original avec vous !
- Appuyez sur la touche de déconnexion

 

SCAN
- Entrez votre code et appuyez sur log on
- Placez le document à numériser dans le chargeur (côté texte vers le haut) ou sur la plaque de verre (côté texte vers le bas)
- Appuyez sur le bouton d'envoi puis, à l'aide du clavier à l'écran, entrez l'adresse e-mail.
- A côté de la barre vide, appuyez sur e-mail et remplissez l'adresse en utilisant le clavier de l'écran
- Appuyez sur OK - encore OK - appuyez sur start (bouton vert)
- Votre document est en cours d'envoi
- Appuyez sur log off

LES COÛTS STANDARD REFACTURÉS :

Franking/post sera facturé le 1/1  
Scans 0,02 €/pièce  
Copies 0,06 €/pièce  
Copies couleur 0,16 €/pièce  
Tél. national 0,06 €/min  
Tél. outre-mer à partir de 0,06 € à 0,60 €/minute  
Marqueur pour tableau blanc / 4 pièces 4,25 €/4 pièces  
Marqueur pour tableau blanc 1,25 €/pièce  
Couverture brune avec 0,68 €/pièce  
fond couverture brune  0,68 €/pièce  
avec remplissage Boîte Postpack 2,5 €/pièce  
grande boîte Postpack petite 1,5 €/pièce  
Chemise en plastique 0,57 €/pièce  

COÛTS D'ENTRETIEN

Entretien du bureau (demande supplémentaire) 26,25 €/hr  
Service d'homme à tout faire 30,00 €/hr  
Nettoyage des fenêtres 6,25 €/pièce  
     

SERVICES DE SECRÉTARIAT SUPPLÉMENTAIRES SUR DEMANDE

Services de secrétariat 35,00 € /pièce  
Boîtes d'archives 3,5 € / pièce  
Reliure de livrets (système wire-o/ring) 2,85 € / pièce  
Étiquettes 0,06 € / pièce  
Feuille d'étiquettes Longue 3 € / pièce  
Telefoonkabel 7,25 € / pièce  
Plastifier 0,5 € / feuille  
Paquet de papier A3 15 € / pièce  
Paquet de papier A4 6,75 € / pièce  
Couverture blanche 0,15 € / pièce  
Couverture brune 0,57 € / pièce  

SERVICES INFORMATIQUES SUPPLÉMENTAIRES

Câble Internet 7,00 €/pièce  
Petit serveur en rack 50,00 € / mois  
Serveur de grande taille dans un rack 100,00 €/mois  
Adresse IP 10,25 € / mois  
Compte SSL-VPN 5,25 € / mois  
Fax au courrier 3,00 € / mois  
Wi-Fi dans son propre réseau (VLAN)    
dans son propre établissement gratuit  
propre établissement+1 autre établissement 10,00 € / mois  
Dans toutes les branches 25,00 € / mois  

MOBILIER SUPPLÉMENTAIRE :

Armoire supplémentaire 10,00 € / mois  
Location de rayonnages d'archives 15,00 € / mois  

SERVICES SUPPLÉMENTAIRES :

Publicité extérieure Hasselt (excl. création/placement) 74,50 € / mois  
Publicité extérieure autres branches 45,00 € / mois  
(formatage/création/utilisation)    
Garantie de badge 27,50 €/pièce  
Remplacer la clé du bureau 27,50 €/pièce  
Remplacer la clé du bureau 44,50 €/pièce  
Service de repassage Titres-services  
VÉLO

Officenter stelt u graag deze fietsen ter beschikking voor uw verplaatsingen.
Handig voor korte verplaatsingen; goed voor uw gezondheid én voor uw ecologische voetafdruk.

Enkele aandachtspuntjes:
Officenter is niet verantwoordelijk voor schade aan andere personen (verkeersongeval) tijdens het fietsen.
Dit dient geregeld te worden via uw bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.

Officenter is niet verantwoordelijk voor lichamelijke of stoffelijke schade aan de fietser zelf.
Dit dient geregeld te worden via uw arbeidsongevallenverzekering of persoonlijke ongevallenverzekering.

Indien u zelf schade veroorzaakt aan onze fietsen, houdt Officenter zich het recht voor om deze schade te recupereren. Dus rijd aub voorzichtig. En vergeet zeker niet om de fiets steeds op slot te doen en te bevestigen aan vast punt, om diefstal te vermijden.

BENEFITS@OFFICENTER
Benefits@Officenter biedt onze klanten en hun medewerkers heel wat voordelen en kortingen voor binnen- en buitenland. Via uw e- mailadres kan u heel eenvoudig en gratis registreren op het platform. Eens u een account hebt, kan u direct gebruik maken van de kortingen, altijd en overal.

Surfez sur https://officenter.benefitsatwork.be/

La méthode de réduction peut différer pour chaque prestation : en ligne avec un code promo sur une boutique en ligne, en montrant un coupon de réduction (mobile) dans un magasin, via une billetterie en ligne...

Nous ajoutons régulièrement de nouvelles remises au programme.

Vous ne voulez pas rater une réduction ? Inscrivez-vous ensuite au bulletin mensuel Benefits@Work !

Rez-de-chaussée


Étage 1


Étage 2


Étage 3


CUISINES

Chaque kitchenette est équipée de Officenter- tasses, vaisselle, couverts, serviettes, torchons, etc. des armoires de la cuisine que vous pouvez utiliser librement. Parce qu'il est agréable pour tous de pouvoir profiter d'une cuisine propre, nous vous demandons de mettre les tasses, la vaisselle, les couverts, etc. sales dans le lave-vaisselle et de laisser la kitchenette en ordre. La cuisine est nettoyée quotidiennement et le réfrigérateur est entièrement vidé chaque samedi. Un four à micro-ondes, une machine à café et un chauffe-eau sont également à votre disposition.

DOUCHES
Vous pouvez utiliser gratuitement nos douches. Elles sont situées au rez-de-chaussée. Veuillez laisser les douches en ordre après leur utilisation.

FUMER
Il est interdit de fumer dans les bâtiments de Officenter, mais nous disposons d'un espace fumeur agréable que vous pouvez utiliser.

Animaux domestiques
Les animaux domestiques ne sont pas autorisés dans le bâtiment.

CATERING
Le service de restauration est assuré exclusivement par Officenter.

AFVAL BEHEER
De vuilbakken in de kantoren worden standaard iedere zaterdag geledigd. Indien u deze graag tussendoor wil laten ledigen, kan u deze op het einde van de dag vóór uw kantoor zetten en vervolgens maakt de poetsvrouw deze ’s avonds leeg.  In de gemeenschappelijke keukens vindt u ook vuilbakken waar u uw afval kan sorteren.

COMPOSITION DU PAPIER DATASAFE
Nous disposons d'un conteneur dans lequel vous pouvez déposer vos documents confidentiels pour destruction. Elle est collectée une fois par mois pour être détruite. Il est situé dans les archives clients au rez-de-chaussée.

FLEXRELAX
Notre Flexrelax est l'endroit idéal pour une courte sieste ou un court moment de détente dans les fauteuils de massage.

Le Flexrelax est situé au rez-de-chaussée, à côté des archives clients.

Nos espaces communs sont nettoyés quotidiennement. Si vous constatez néanmoins des défauts sur
(lampe cassée, toilettes qui ne cessent de couler, rouleau de serviettes qui n'a plus de
...), veuillez le signaler à la réception.

EN CAS D'URGENCE : 

Les numéros d'urgence sont affichés à l'entrée, à la réception et également à chaque étage.

Réception pendant les heures de bureau (08.30-17.30) +32 11 87 08 11 (111 interne)

Service médical d'urgence - Pompiers - Police 

HAZODI Police : 112

Hôpital Jessa de Hasselt : +32 011 33 55 11

  • Campus Virga Jesse +32 11 30 81 11
  • Campus Salvator +32 11 28 91 11

URGENCE :

Les sorties de secours à Hasselt sont situées dans la cage d'escalier, à gauche et à droite du bâtiment.

Dispositif AED + Premiers secours :

L'unité AED et les premiers secours se trouvent à Hasselt, à la réception. S'il y a des problèmes médicaux connus dont nous devons tenir compte, veuillez le signaler à la réception.

POLITIQUE DE PARKING

L'utilisation des places de parking est gratuite.

Les places de stationnement réservées aux personnes handicapées ne peuvent être utilisées que si vous êtes en possession de la carte d'invalidité nécessaire.

Officenter beschikt over een fietsenstalling.

DES PLACES DE STATIONNEMENT POUR LES VOITURES ÉLECTRIQUES

Officenter dispose de bornes de recharge électrique.

Veuillez déplacer votre voiture une fois la charge terminée afin que les autres clients de Officenter puissent recharger leur voiture.

Si vous conduisez une voiture électrique, veuillez vous ajouter au groupe Whatsapp "E.V. rijders Off". Hasselt" par Koen Batsleer +32 495 53 44 22. De cette façon, les V.E. peuvent se rejoindre plus facilement si la voiture doit être déplacée ou si vous avez besoin d'un câble.

BOÎTE AUX LETTRES

Chaque utilisateur dispose d'une boîte aux lettres. Le numéro et la clé vous sont donnés par le Happy Clinet Assistant. Chaque matin, le courrier est distribué dans ces boîtes.

FRANCHISSEMENT
Nous affranchissons toute votre correspondance. Ce coût sera facturé à 1/1 sur votre facture mensuelle. Vous pouvez déposer vos lettres dans les boîtes aux lettres PRIOR et NON PRIOR à la réception. Les lettres déposées avant 15h00 sont envoyées le jour même.
Vous pouvez également déposer vos envois recommandés et vos envois au kilo chez nous.
Mentionnez toujours un expéditeur sur votre courrier. Ceci est exigé par le service postal.
Pour les envois importants, veuillez remettre les documents à envoyer en temps utile à la réception.

COLLECTION
Le courrier est collecté tous les jours vers 15h00.

PROCURATION POSTALE
Afin d'éviter d'avoir à être présent chaque fois que le facteur passe avec un courrier recommandé pour vous et de vous éviter le déplacement à la poste, nous souhaitons signer et recevoir votre courrier recommandé.

Si vous le souhaitez, il vous suffit de remplir le document "demande de carte flexi-power". Vous pouvez également le faire en ligne : www.bpost.be.

Un flex-procuration postale signifie que plusieurs personnes peuvent accepter votre courrier si elles peuvent présenter cette carte. Vous devez présenter le document rempli, accompagné d'une copie de votre passeport, au bureau de poste ou suivre la procédure en ligne.
Nous serons heureux de vous aider à ce sujet !

TÉLÉPHONE - MANUEL

Réponse aux appels :

Vous pouvez répondre à un appel de différentes manières :

  • Retirez le combiné (1.) de l'appareil.
  • Appuyez sur la touche de ligne (12.) qui clignote actuellement en vert.
  • Appuyez sur la touche mains libres/casque (13.).

APPELER UN NUMÉRO :

Vous pouvez composer un numéro de différentes manières :

  • Composez le numéro et décrochez le combiné (recommandé).
  • Composez le numéro et appuyez sur Composer (20.) et, si nécessaire, décrochez le combiné ou effectuez l'appel en mode mains libres/ via un casque.
  • Composez le numéro et appuyez sur Mains libres/Casque (13.).
  • Composez le numéro et appuyez sur la touche de ligne (12.) avec laquelle vous souhaitez effectuer l'appel et, si nécessaire, décrochez le combiné ou effectuez l'appel en mains libres/via le casque (13.).
  • Décrochez le combiné et composez le numéro. Dans ce cas, vous devez composer le numéro en succession rapide. Après une courte pause, l'appel est automatiquement établi.

TRANSFÉRER UN APPEL AVEC UN RAPPEL :

Pendant que vous êtes en communication, appuyez sur la touche de renvoi d'appel (16.). Entrez le numéro vers lequel vous voulez transférer et appuyez sur la touche Dial (20.) Une fois le transfert terminé, appuyez à nouveau sur la touche de transfert (16.). Si la personne à laquelle vous souhaitez transférer l'appel est occupée, vous pouvez facilement récupérer l'appel en appuyant sur la touche de ligne clignotante (12.).

LE TRANSFERT D'UN APPEL SANS RAPPEL :

Pendant que vous êtes en communication, appuyez sur la touche de renvoi d'appel (16.). Entrez le numéro vers lequel vous voulez rediriger et appuyez à nouveau sur rediriger. L'appel est maintenant dévié immédiatement et sans interphone. Si le poste ne répond pas à l'appel dans les 20 secondes, l'appel sera automatiquement renvoyé vers votre poste (appel de retour).

ATTENDU :

Appuyez sur le bouton d'appel en attente (5.) pour mettre temporairement un appel en attente. Vous pouvez alors tenir une conversation avec un collègue pendant que l'autre partie écoute la musique d'attente. Vous pouvez également transférer l'appelant depuis la zone d'attente.

PICKUP :

Vous pouvez accepter un appel entrant sur un autre poste (par exemple le poste de votre collègue) en composant *8 suivi de KIES ou en appuyant sur Pickup (21.), à condition que le poste du collègue soit dans votre groupe de pickup. Les groupes de prise de ligne et de sonnerie sont configurés par votre administrateur système.

MAINS LIBRES/CASQUE :

Vous pouvez utiliser la touche mains libres (13.) pour acheminer un appel du combiné au haut-parleur mains libres. Si un casque est connecté, il est possible de passer du casque au mains libres en appuyant plusieurs fois sur la touche .

ACTIVER/DÉSACTIVER LE MICROPHONE :

Sans mettre l'appel en attente, vous pouvez désactiver brièvement votre microphone en appuyant sur le bouton du microphone (7.). Dans ce cas, l'autre partie ne peut pas vous entendre, mais vous pouvez l'entendre. Appuyez à nouveau sur le bouton du microphone pour désactiver à nouveau la fonction.

TOUCHES DE LIGNE :

Pendant que vous êtes en communication, il peut arriver que vous receviez un deuxième appel. Vous pouvez accepter cet appel en appuyant sur la touche de ligne clignotante correspondante (12.). Votre interlocuteur actuel sera alors mis en attente (musique). Vous pouvez passer d'un appel à l'autre en appuyant sur la touche de ligne correspondante (L1 ou L2). Chaque partie peut également être transférée.


U kan uw vergaderzaal telefonisch reserveren op nr. 111 of 112, per mail hasselt@officenter.eu of mondeling aan de receptie.

RESTAURATION :

Un service de restauration pendant votre réunion ? Vous pouvez choisir entre différentes formules. Boissons et pauses, formules de petit-déjeuner, formules de déjeuner et tapas, formules de journée pour les réunions... Nos Happy Client assistants se feront un plaisir de vous y aider.

DU MATÉRIEL AUDIOVISUEL :

La télécommande et les câbles peuvent être empruntés à la réception. Beamer, haut-parleurs, micro, etc. sont disponibles sur demande. Veuillez rendre le matériel emprunté à la réception après utilisation.

Afin de permettre à tous nos clients d'utiliser nos installations, nous avons introduit les règles suivantes :

POLITIQUE D'UTILISATION ÉQUITABLE SALLES DE RÉUNION

  • Si vous réservez une salle de réunion/bureau flexible et que vous ne l'avez pas utilisée après 15 minutes, nous la libérerons pour d'autres clients.
  • We kunnen niet toestaan dat 1 bedrijf tegelijkertijd meer dan 50% van de beschikbare ruimtes in gebruik neemt. Uiteraard zijn speciale studiedagen en dergelijke mogelijk in overleg en kan men last-minute over eventuele vrije ruimtes beschikken.

Après la réunion, nous vous demandons de laisser la salle en ordre :

  • Tableau blanc effaçable.
  • Rapportez tous les documents empruntés à la réception.

OFFICENTER LIEUX DE RÉUNION

Les clients deOfficenter se rencontrent aussi gratuitement dans nos autres établissements !

Officenter A12
Antwerpsesteenweg 124, 2630 Antwerpen
+32 3 870 46 46 - a12@officenter.eu

Officenter Aalst
Ninovesteenweg 198, 9300 Aalst
+32 53 51 02 00 - aalst@officenter.eu

Officenter Beringen
Everselstraat 133, 3580 Beringen
+11 43 93 20 - beringen@officenter.eu

Officenter Genk
Bosdel 54, 3600 Genk
+32 89 32 12 90 - genk@officenter.eu

Officenter Geel
Kleinhoefstraat 5, 2440 Geel
+32 14 57 00 11 - geel@officenter.eu

Officenter Hasselt
Hendrik van Veldekesingel 150, 3500 Hasselt
+32 11 87 08 11 - hasselt@officenter.eu

Officenter Louvain
Grauwmeer 1, 3001 Leuven
+32 16 74 47 70 - leuven@officenter.eu

Officenter Maastricht
Gelissendomein 8-10 6229 GJ Maastricht ( NL)
+31 43 760 01 00 - maastricht@officenter.eu

Officenter Pelt
Europalaan 11, 3900 Pelt
+32 11 66 82 30 - pelt@officenter.eu

Officenter Saint-Trond
Tongersesteenweg 190, 3800 Saint-Trond
+32 11 14 00 40 - sinttruiden@officenter.eu

Officenter Turnhout
Rubensstraat 104, 2300 Turnhout
+32 14 47 08 47 - turnhout@officenter.eu

Officenter Vilvoorde
Luchthavenlaan 27, 1800 Vilvoorde
T. +32 2 486 30 00 - vilvoorde@officenter.eu

Officenter Zaventem
Leuvensesteenweg 643, 1930 Zaventem
T. +32 2 616 00 - zaventem@officenter.eu

 

GANT - COURTRAI - MALINES

En tant que client de Officenter , vous pouvez utiliser gratuitement les salles de réunion ou coworking dans Parkoffice Gent, Parkoffice Kortrijk, Mechelen Campus deux fois par mois.

  

N'hésitez pas à demander de plus amples informations à la réception de Officenter et nous serons heureux de faire une réservation pour vous.

Parkoffice Courtrai, Doorniksestraat 63, 8500 Courtrai

Nouvelles des clients

Si vous souhaitez envoyer un mailing aux clients de Officenter, vous pouvez le faire facilement. Nous distribuerons votre message à l'adresse Officenter aux clients d'une agence spécifique ou à toutes les agences.

Voici comment cela fonctionne :

Veuillez créer un e-mail avec la description souhaitée pour votre événement ou votre poste vacant dans le titre, par exemple : "Lunch & Learn Officenter" ou "Poste vacant de vendeur junior".

  1. N'utilisez pas de couleurs ou de polices différentes dans le texte du courriel. Ne copiez pas le texte d'un site web existant, car la mise en page de ce site sera envoyée dans le courrier électronique. N'utilisez que du texte brut.
  2. En haut du texte, placez une photo de haute qualité correspondant à votre message. N'utilisez pas de collage ou de photo contenant du texte.
  3. Pensez à un appel à l'action clair à la fin de votre message. Quel est le but de votre message ? Assurez-vous que le lecteur peut effectuer cette action facilement en cliquant sur un lien vers votre site Web, par exemple.
  4. Envoyez votre courriel à : zoubida@officenter.eu

Votre message sera vérifié et, après notre approbation, distribué par e-mail aux clients de Officenter et à leurs employés.