Nos Happy Client Assistants à la réception sont là pour vous avec un sourire tous les jours pendant les heures d'ouverture.
Le Officenter est sécurisé par une alarme et équipé d'une caméra de surveillance.
Officenter est accessible par la ou les entrées principales du lundi 08h00 au vendredi 17h30. En dehors de ces heures, un contrôle d'accès électronique est mis en place et seuls les utilisateurs munis d'un badge personnalisé peuvent entrer dans le bâtiment. Seuls les clients disposant d'un bureau permanent dans les locaux se verront remettre un badge d'accès. Les parties communes d'Officenter sont équipées de caméras de surveillance et d'un système d'alarme. Si l'utilisateur les active en utilisant les portes de secours de manière inappropriée ou s'il pénètre dans des zones d'alarme non autorisées, des frais peuvent être facturés (patrouille supplémentaire auprès de l'entreprise de sécurité).
PARLOFOON
Si vous souhaitez recevoir des visiteurs après l'heure de fermeture, ils peuvent vous joindre directement via le téléphone extérieur.
A l'extérieur, à l'entrée principale, vous trouverez le téléphone extérieur/parallèle avec la liste des numéros de téléphone des bureaux permanents et des salles de réunion. Les visiteurs peuvent appeler votre bureau en dehors des heures de bureau et vous pouvez utiliser la touche "porte ouverte" de votre téléphone pour ouvrir la porte extérieure. Pour des raisons de sécurité, il est conseillé d'aller chercher vos invités à la porte d'entrée en dehors des heures de bureau.
PORTES DE SECOURS
Les portes de secours sont en permanence sous alarme. L'ouverture d'une des portes de secours déclenche l'alarme et la centrale d'alarme est avertie. Les portes de secours ne peuvent être utilisées qu'en cas d'urgence.
Les fenêtres sont également sous alarme entre 22 heures et 7 heures et ne doivent donc pas être ouvertes pendant cette période. Si les fenêtres sont ouvertes pendant cette période, l'alarme se déclenche et la salle de contrôle de notre société de sécurité est avertie.
CAMERAS
Officenter dispose de caméras dans les parties communes. Ces images restent disponibles sur notre serveur pendant 7 jours.
LA RONDE DE G4S
Une patrouille de G4S vérifie chaque soir le bâtiment pour voir s'il y a quelque chose de suspect, si des fenêtres sont ouvertes... L'employé de G4S a accès au bâtiment à l'aide d'un badge.
Une photocopieuse couleur est disponible à la réception et à chaque étage. Vous ne pouvez l'utiliser qu'avec un code personnel, que vous pouvez obtenir auprès de nos Happy Client Assistants.
La photocopieuse peut également être utilisée pour scanner et imprimer. Le papier est réapprovisionné quotidiennement par nos soins. Si les bacs sont vides, veuillez nous en informer et nous les remplirons immédiatement.
Veuillez toujours abaisser le couvercle du copieur. Cela permet de protéger la plaque de verre.
IMPRIMER
Pour installer l'imprimante, nous nous ferons un plaisir de vous aider ou vous pouvez obtenir un manuel à la réception.
COPIE
- Introduisez le code créé pour vous et appuyez sur enregistrer
- Placez le document à copier dans le chargeur ou sur la vitre du scanner
- Appuyez sur la touche de démarrage (touche verte)
- N'oubliez pas d'emporter l'original
- Appuyer sur désenregistrer
SCAN
- Entrez votre code et appuyez sur
- Placez le document à numériser dans le chargeur ou sur la vitre du scanner.
- Appuyez sur la touche "Envoyer" du clavier, puis sur la touche "Entrer l'adresse e-mail" à l'écran.
- Appuyez sur e-mail et utilisez le clavier à l'écran pour saisir l'adresse.
- Appuyez sur OK - OK à nouveau - appuyez sur start (bouton vert)
- Votre document est envoyé
- Appuyez sur se désinscrire
FAX AU COURRIER
Officenter dispose de son propre système de fax par courrier. Dès qu'un fax est envoyé ou qu'il arrive, il est converti en courrier.
Vous avez le choix entre utiliser le numéro de fax général d'Officenter (les courriers ne sont transférés que pendant les heures de bureau) ou avoir votre propre numéro de fax par courrier.
| Franking/mail | sera facturé le 1/1 |
| Scans | 0,02 €/pièce |
| Copies | €0.06/pièce |
| Copies couleur | €0.16/pièce |
| Tél. domestique | 0,06 €/min |
| Tél. à l'étranger à partir de | 0,06 € à 0,60 €/min |
| Marqueur pour tableau blanc / 4 pièces | 4,25 €/4 pièces |
| Marqueur pour tableau blanc | 1,25 €/pièce |
| Couverture marron avec | €0.68/pièce |
| fond Couverture brune | €0.68/pièce |
| avec recharge Boîte Postpack | 2,5 €/pièce |
| grande boîte postale petite | 1,5 €/pièce |
| Chemise en plastique | €0.57/pièce |
| Entretien du bureau (demande supplémentaire) | 26,25 €/heure |
| Service de bricolage | 30,00 €/heure |
| Nettoyage de vitres | 6,25 € / pièce |
| Services de secrétariat | € 35.00 /pièce |
| Boîtes d'archives | 3,50 € / pièce |
| Reliure de livrets (système wire-o/ring) | 2,85 € / pièce |
| Étiquettes | 0,06 € / pièce |
| Feuille d'étiquettes Longue | 3,00 € / pièce |
| câble téléphonique | 7,25 € / pièce |
| Plastification | €0.50 / feuille |
| Paquet de papier A3 | € 15.00 / pièce |
| Paquet de papier A4 | 6,75 € / pièce |
| Couverture blanche | 0,15 € / pièce |
| Couverture marron | 0,57 € / pièce |
| Installation de matériel informatique (serveur) dans notre rack | € 25.00 / U / mois |
| IP WAN externe | 10,5 € / mois |
| Wi-Fi au sein de son propre réseau (VLAN) dans sa propre succursale | gratuit |
| Armoire supplémentaire | € 10.00 / mois |
| Location de rayonnages d'archives | € 15.00 / mois |
| Publicité extérieure Hasselt (hors création/placement) | 74,50 € / mois |
| Publicité extérieure autres sites (disposition/création/emplacement/utilisation) | € 45.00 / mois |
| Badge de garantie | € 27.50 / pièce |
| Remplacement des clés de bureau | € 27.50 / pièce |
| Remplacement des clés de bureau | € 44.50 / pièce |
| Service de repassage | Titres-services |
Officenter met volontiers ces vélos à votre disposition pour vos déplacements.
Pratique pour les petits trajets, bon pour la santé et pour l'environnement.
Quelques points d'intérêt :
Officenter n'est pas responsable des dommages causés à d'autres personnes (accident de la circulation) pendant qu'ils font du vélo.
Cela doit être réglé par l'assurance responsabilité civile de votre entreprise.
Officenter n'est pas responsable des dommages physiques ou matériels subis par le cycliste lui-même.
L'assurance accident du travail ou l'assurance accident personnelle doivent être prises en compte.
Si vous endommagez vous-même nos vélos, Officenter se réserve le droit de récupérer ces dommages. Veuillez donc rouler prudemment. Et n'oubliez pas de toujours verrouiller le vélo et de l'attacher à un point fixe pour éviter les vols.
Professionele strijkdienst bij Officenter
Bij Officenter maakt u gemakkelijk gebruik van onze professionele strijkdienst, speciaal afgestemd op het comfort van onze klanten. Kom ’s ochtends naar het werk met een mand vol wasgoed en wandel ’s avonds weer buiten met al uw kleding, tot in de puntjes verzorgd. Elk kledingstuk wordt met de grootste zorg behandeld en binnen 48 uur perfect gestreken en kreukvrij aan u terugbezorgd.
De betaling verloopt eenvoudig en voordelig via dienstencheques, waardoor u geniet van volledige ontzorging, meer vrije tijd en altijd netjes gestreken wasgoed — zonder enige moeite.
Officenter staat garant voor kwaliteit, betrouwbaarheid en een glimlach, elke dag opnieuw.
Heeft u vragen over deze service? Onze Happy Client Assistants in elke vestiging helpen u graag verder.
Officenter offre à nos clients et à leurs employés de nombreux avantages et réductions en Belgique et à l'étranger. Grâce à votre adresse e-mail, vous pouvez vous inscrire facilement et gratuitement sur la plateforme. Une fois que vous avez un compte, vous pouvez immédiatement profiter des réductions, à tout moment et en tout lieu.
Visitez le officenter
La méthode de réduction peut être différente pour chaque prestation : en ligne avec un code promo sur une boutique en ligne, en affichant un coupon de réduction (mobile) dans un magasin, par le biais d'une boutique de billets en ligne...
Nous ajoutons régulièrement de nouvelles réductions au programme.
Vous ne voulez pas manquer une réduction ? Inscrivez-vous à la lettre d'information mensuelle de Benefits@Work !
CHOIX
Chaque kitchenette est équipée de Officenter, de soucoupes, de couverts, de serviettes, de torchons, etc. provenant des placards de la cuisine et que vous pouvez utiliser librement. Comme il est bon que tout le monde puisse profiter d'une cuisine propre, nous vous demandons de mettre les sacs, soucoupes, couverts... sales dans le lave-vaisselle et de laisser l'évier en ordre. La cuisine est nettoyée tous les jours et le réfrigérateur est entièrement vidé tous les samedis. Un four à micro-ondes, une cafetière et une bouilloire sont également à votre disposition.
DOUCHES
Vous pouvez utiliser librement nos douches. Elles sont situées au rez-de-chaussée, à côté des toilettes. Veuillez laisser les douches en ordre après utilisation.
FUMER
Il est interdit de fumer dans les locaux d'Officenter, mais nous disposons d'un espace fumeur agréable que vous pouvez utiliser.
ANIMAUX
Les animaux domestiques ne sont pas autorisés dans le bâtiment.
TRAITEMENT
La restauration est assurée exclusivement par Officenter.
GESTION DES DÉCHETS
Les poubelles des bureaux sont vidées tous les samedis. Si vous souhaitez qu'elles soient vidées entre-temps, vous pouvez les laisser devant votre bureau à la fin de la journée et la femme de ménage les videra le soir. Les cuisines communes disposent également de poubelles où vous pouvez trier vos déchets.
DESTRUCTION DU PAPIER EN TOUTE SÉCURITÉ
Nous disposons d'un conteneur dans lequel vous pouvez déposer vos documents confidentiels en vue de leur destruction. Celui-ci est collecté une fois par mois pour être détruit. Il se trouve dans l'atelier 1.
Nos parties communes sont nettoyées quotidiennement. Si vous constatez
(lampe cassée, toilettes qui continuent de couler, rouleau de serviette qui n'est pas en place, etc.
veuillez le signaler à la réception.
EN CAS D'URGENCE :
Service médical d'urgence - Pompiers - Police
Police de Malines : 015 46 44 64
Hôpital AZ Sint-Maarten : 015 89 10 10
SORTIE DE SECOURS :
Les sorties de secours de Malines sont situées à l'entrée du bâtiment et à l'avant du bâtiment, le long de la salle blanche.
Dispositif AED + premiers secours :
L'appareil AED et la boîte de premiers secours se trouvent dans le hall d'entrée. Si vous avez des problèmes médicaux connus dont nous devons tenir compte, veuillez en informer la réception.
POLITIQUE DE STATIONNEMENT
L'utilisation des places de parking est gratuite.
Les places de stationnement réservées aux personnes handicapées ne peuvent être utilisées que si vous êtes en possession de la carte d'invalidité nécessaire.
L'Officenter dispose d'un parking pour les vélos.
DES PLACES DE STATIONNEMENT POUR LES VOITURES ÉLECTRIQUES
L'Officenter dispose de bornes de recharge électrique.
Nous vous demandons de bien vouloir déplacer votre voiture une fois la charge terminée, afin que les autres Officenter puissent également recharger leur voiture.
Si vous conduisez une voiture électrique, demandez aux réceptionnistes de vous ajouter au groupe Whatsapp . De cette manière, les utilisateurs pourront se joindre plus facilement si la voiture doit être déplacée ou si vous avez besoin d'un câble.
BOÎTE AUX LETTRES
Une boîte aux lettres est fournie à chaque utilisateur. Le numéro et la clé vous sont remis par l'Happy Client Assistant. Chaque matin, le courrier est distribué dans ces boîtes.
AFFICHAGE
Nous affranchissons toute votre correspondance. Ce coût est facturé 1/1 sur votre facture mensuelle. Vous pouvez déposer vos lettres dans les boîtes aux lettres PRIOR et NON PRIOR à la réception. Les lettres déposées avant 15 heures sont envoyées le jour même.
Vous pouvez également déposer vos envois recommandés et vos envois au kilo chez nous.
Mentionnez toujours un expéditeur sur vos envois. Cette mention est exigée par les services postaux.
En cas d'envoi important, veuillez déposer à temps à la réception les envois à expédier.
LA COLLECTE
Le courrier est collecté tous les jours vers 15 heures.
POINT POSTVOLM
Pour vous éviter d'être présent à chaque fois que le facteur vient vous apporter un courrier recommandé et pour vous éviter de vous rendre au bureau de poste, nous vous proposons de nous inscrire et de recevoir votre courrier recommandé à votre place.
Si vous le souhaitez, il vous suffit de remplir le document "demande de carte de procuration postale flex". Vous pouvez également le faire en ligne : www.bpost.be.
Une procuration postale flexible signifie que plusieurs personnes peuvent accepter votre courrier si elles peuvent présenter cette carte. Vous devez présenter le document rempli ainsi qu'une copie de votre passeport au bureau de poste ou suivre la procédure en ligne.
Nous nous ferons un plaisir de vous aider !
TÉLÉPHONE - MANUEL
Répondez à l'appel :
Vous pouvez répondre à un appel de plusieurs manières :
NUMÉRO D'APPEL :
Vous pouvez composer un numéro de différentes manières :
TRANSFERT D'APPEL AVEC RAPPEL :
Lorsque l'appel est en cours, appuyez sur Transfert (16.). Composez le numéro vers lequel vous souhaitez transférer l'appel et appuyez sur Composer (20.) Une fois l'appel transféré, appuyez à nouveau sur Transfert (16.). Si la personne à qui vous souhaitez transférer l'appel est occupée, vous pouvez facilement récupérer l'appel en appuyant sur la touche de ligne clignotante (12.).
TRANSFERT D'APPEL SANS RAPPEL :
En cours d'appel, appuyez sur transfert (16.). Composez le numéro vers lequel vous souhaitez transférer l'appel et appuyez à nouveau sur transfert. L'appel est transféré immédiatement et sans rappel. Si ce poste ne répond pas à l'appel transféré dans les 20 secondes, l'appel sera automatiquement renvoyé vers votre poste (appel de retour).
L'ATTENTE :
En appuyant sur la touche de mise en attente (5.), vous mettez temporairement un appel en attente. Vous pouvez alors parler à un collègue pendant que le correspondant écoute la musique d'attente. A partir de la fonction de mise en attente, vous pouvez également transférer l'appelant.
ENLÈVEMENT :
Vous pouvez répondre à un appel entrant sur un autre poste (par exemple le poste de votre collègue) en appuyant sur *8 suivi de KIES ou en appuyant sur Pickup (21.), La condition préalable est que le poste de ce collègue soit dans votre groupe pickup. La condition préalable est que le poste de ce collègue fasse partie de votre groupe pickup. Les groupes pickup et les groupes d'appel sont définis par votre administrateur système.
MAINS LIBRES/CASQUE :
Vous pouvez utiliser la touche mains libres (13.) pour diriger un appel du combiné vers le haut-parleur mains libres. Si un casque est connecté, il peut être possible de basculer entre le casque et le mains libres en appuyant plusieurs fois sur la touche.
ACTIVER/DÉSACTIVER LE MICROPHONE :
La touche microphone (7.) vous permet de désactiver brièvement votre microphone sans mettre l'appel en attente. Dans ce cas, le correspondant ne vous entend pas, mais vous l'entendez. Une nouvelle pression sur la touche micro désactive cette fonction.
TOUCHES DE LIGNE :
Pendant un appel, il se peut que vous receviez un deuxième appel. Vous pouvez y répondre en appuyant sur la touche de ligne clignotante correspondante (12.). Votre correspondant est alors mis en attente (musique). Vous pouvez passer d'un appel à l'autre en appuyant sur la touche de ligne correspondante (L1 ou L2). Chaque correspondant peut également être transféré.
| Salles de réunion | Occupation | Numéro interne |
|---|---|---|
| Flex 1 | 2 | 9013 |
| Flex 2 | 2 | 9014 |
| Salon Flex | 3 | 9012 |
| Salle de conférence | 8 | 9011 |
| Chambre blanche | 8 | 9010 |
| Chambre rouge | 12 | 9015 |
U kan uw vergaderzaal telefonisch reserveren op nr. 9001 of 9003, per mail mechelen@officenter.eu of mondeling aan de receptie.
RESTAURATION :
Un traiteur pendant votre réunion ? Vous avez le choix entre différentes formules. Boissons et pauses, formules petit-déjeuner, formules déjeuner et tapas, formules journée pour les réunions... Nos Happy Client Assistants se feront un plaisir de vous aider.
LE MATÉRIEL AUDIOVISUEL :
La télécommande et les câbles peuvent être empruntés à la réception. Un beamer, des haut-parleurs, un microphone, etc. sont disponibles sur demande. Veuillez rapporter le matériel emprunté à la réception après utilisation.
Afin de permettre à tous nos clients d'utiliser nos installations, nous avons mis en place les règles suivantes :
POLITIQUE D'UTILISATION ÉQUITABLE SALLES DE RÉUNION
Après la réunion, nous vous demandons de laisser la salle en ordre :
Nouvelles des clients
Si vous souhaitez envoyer un mailing aux Officenter, vous pouvez le faire facilement. Nous distribuons votre message aux Officenter d'une agence spécifique ou à toutes les agences.
Voici comment cela fonctionne :
Créez un e-mail avec la description souhaitée pour votre événement ou votre poste vacant dans le titre, par exemple, "Lunch & Learn Officenter" ou "Job junior sales".
Votre message sera examiné et, une fois approuvé par nous, distribué par courrier électronique aux Officenter et à leurs employés.
