Onthaal 

Onze Happy Client Assitants van de receptie staan dagelijks met een glimlach voor klaar tijdens de openingsuren:
maandag  8u00 – 17u30 
dinsdag  8u00 – 17u30 
woensdag  8u00 – 17u30 
donderdag  8u00 – 17u30 
vrijdag  8u00 – 17u30 
zaterdag  gesloten 
zondag  gesloten 

INTERNE NUMMERS:

Receptie: 9000 en 9001             

ALGEMENE GEGEVENS:

Europalaan 11, 3900 Pelt
+32 (0)11 66 82 30 – pelt@officenter.eu

 

Officenter is beveiligd met een alarm en voorzien van camerabewaking.

Via de hoofdingang(en) is Officenter toegankelijk van maandag 08u00 tot en met vrijdag17u30. Buiten deze uren treedt er een elektronische toegangscontrole in werking en kunnen enkel gebruikers met een gepersonaliseerde badge het gebouw betreden. Enkel klanten met een vast kantoor in de vestiging krijgen een toegangsbadge. De gemeenschappelijke ruimtes in Officenter zijn  voorzien van camerabewaking en een alarminstallatie. Indien de gebruiker deze activeert door oneigenlijk gebruik van de nooddeuren of zich begeeft op niet toegestane van alarm voorziene ruimtes, kan hiervoor een vergoeding worden aangerekend (extra patrouille van beveiligingsfirma).

PARLOFOON

Indien u na sluitingstijd nog bezoekers wenst te ontvangen, kunnen deze u rechtstreeks bereiken via de buitentelefoon.

Buiten aan de hoofdingang vindt u de buitentelefoon/parlofoon met een telefoonlijst van de vaste kantoren en de vergaderzalen. Bezoekers kunnen buiten kantooruren bellen naar uw kantoor en u kan via de knop ‘deur openen’ op uw telefoontoestel de buitendeur openen. Om veiligheidsredenen is het aan te raden om buiten kantooruren uw gasten op te halen aan de voordeur.

NOODDEUREN
De nooddeuren staan permanent onder alarm. Bij het openen van 1 van de nooddeuren zal het alarm afgaan en zal de meldkamer verwittigd worden. De nooddeuren mogen enkel gebruikt worden in geval van nood. 

De ramen staan eveneens onder alarm tussen 22u00 tot 07u00 en mogen dus tijdens deze periode niet geopend worden. Bij het openen van de ramen in deze tijdspanne gaat het alarm af en wordt de meldkamer van onze bewakingsfirma verwittigd.

CAMERA’S
Officenter beschikt over camera’s in de gemeenschappelijke delen. Deze beelden blijven gedurende 7 dagen beschikbaar op onze server.

G4S RONDE
Een patrouille van G4S controleert iedere avond het gebouw of er iets verdacht te zien is, of er nog ramen openstaan… De G4S-medewerker heeft toegang tot het gebouw met een badge.

Aan het onthaal en op iedere verdieping staat een kleurencopier ter beschikking. Deze kan u enkel gebruiken met een persoonlijke code, die u kan bekomen aan onze Happy Client Assistants.
De copier kan tevens gebruikt worden om te scannen en te printen. Het papier wordt dagelijks door ons bijgevuld. Indien de lades toch leeg zijn, geef ons dan een seintje en wij vullen onmiddellijk de lege papier-laden bij. 

Gelieve het deksel van de copier steeds omlaag te doen. Zo blijft de glasplaat beschermd.

PRINT
Om de printer te installeren, helpen wij u graag verder of u kan een handleiding bekomen aan het onthaal.

COPIE
• Toets de voor u aangemaakte code in en druk op aanmelding
• Leg het te kopiëren document in de feeder of op de glasplaat
• Druk op start (groene knop)
• Vergeet het origineel niet mee te nemen
• Druk op afmelden

SCAN
• Toets uw code in en druk op aanmelding
• Leg het te scannen document in de feeder of op de glasplaat
• Druk op het klavier verzenden en vervolgens op het scherm op ‘e-mailadres in voeren’.
• Click op e-mail duwen en met behulp van het klavier op het scherm het adres invullen
• Druk OK – nogmaals OK – druk start (groene knop)
• Uw document wordt verzonden
• Druk op afmelden

FAX TO MAIL

Officenter beschikt over een eigen fax to mail systeem. Vanaf het moment dat er een fax verstuurd wordt of binnen komt, wordt deze omgezet naar een mail.
U heeft de keuze om het algemene Officenter faxnummer te gebruiken (mails worden enkel doorgestuurd tijdens kantooruren) of om een eigen fax to mail nummer te beschikken.

STANDAARD DOORGEREKENDE KOSTEN:

Frankering/post     wordt 1/1 doorgerekend  
Scans     € 0,02/stuk  
Kopies     € 0,06/stuk  
Kleurenkopies   
    € 0,16/stuk  
Tel. Binnenland     € 0,06/ min  
Tel. Buitenland van     € 0,06 tot € 0,60/min  
White board stift / 4 stuks     € 4,25/4 stuks  
White board stift     € 1,25/stuk  
Bruine omslag met     € 0,68/stuk  
    bodem Bruine omslag     € 0,68/stuk  
    met vulling Postpack doos     € 2,5/stuk  
groot Postpack doos klein     € 1,5/stuk  
Plastic mapje     € 0,57/stuk  

ONDERHOUDSKOSTEN

Onderhoud kantoor (bijkomende aanvraag)     € 26,25/ uur  
Klusjesdienst 
    € 30,00/ uur  
Poetsen ramen 
    € 6,25 / stuk  
     

EXTRA SECRETARIAATSDIENSTEN OP VRAAG

telefoonkabel

Secretariaatsdiensten    € 35,00 /stuk  
Archiefdozen    € 3,50 / stuk  
Inbinden boekje (wire-o/ringsysteem)    € 2,85 / stuk  
Etiketten    € 0,06 / stuk  
Etikettenblad Lange    € 3,00 / stuk  
telefoonkabel    € 7,25 / stuk  
Plastificeren    € 0,50 / blad  
Pak A3 papier    € 15,00 / stuk  
Pak A4 papier    € 6,75 / stuk  
Witte omslag    € 0,15 / stuk  
Bruine omslag    € 0,57 / stuk  

EXTRA IT-DIENSTEN

Internetkabel        € 7,00/stuk  
Server klein in rack        € 50,00 / maand  
Server groot in rack        € 100,00/maand  
IP-adres        € 10,25 / maand  
SSL-VPN-account        € 5,25 / maand  
Fax to mail        € 3,00 / maand  
Wifi binnen eigen network (VLAN)    
in de eigen vestiging gratis  
eigen vestiging+1 andere vestiging        € 10,00 / maand  
In alle vestigingen        € 25,00 / maand  

EXTRA MEUBILAIR:

Extra kast       € 10,00 / maand  
Huur archiefrek       € 15,00 / maand  

EXTRA DIENSTEN:

Buitenreclame Hasselt (excl. aanmaak/plaatsing)       € 74,50 / maand  
Buitenreclame andere vestigingen       € 45,00 / maand  
(opmaak/aanmaak/plaatsing/gebruik)    
Waarborg badge       € 27,50 / stuk  
Bijmaken sleutel kantoor  
      € 27,50 / stuk  
Bijmaken sleutel kantoor       € 44,50 / stuk  
Strijkdienst       Dienstencheques  

FIETSEN
Officenter stelt gratis dames- en herenfietsen ter beschikking.
De fietssleutel kan u af halen aan het onthaal.

STRIJKDIENST
Officenter biedt haar klanten een strijkdienst aan. Deze dienst is elke dinsdag beschikbaar.
Op dinsdagochtend brengt u de wasmand naar de daarvoor voorziene ruimte en na de werkdag is de gestreken was terug beschikbaar.
De betaling van de strijkdienst gebeurt uitsluitend met dienstencheques.

BENEFITS@OFFICENTER
Benefits@Officenter biedt onze klanten en hun medewerkers heel wat voordelen en kortingen voor binnen-en buitenland. Via uw e- mailadres kan u heel eenvoudig en gratis registreren op het platform. Eens u een account hebt, kan u direct gebruik maken van de kortingen, altijd en overal.

Surf naar https://officenter.benefitsatwork.be/

De kortingswijze kan verschillen bij ieder voordeel: online met een promo-code op een webshop, door het tonen van een (mobiele) kortingsbon in een winkel, via een online ticketshop…

Regelmatig vullen we het programma aan met nieuwe kortingen.

Wil je geen korting missen? Schrijf je dan in voor de maandelijkse Benefits@Work nieuwsbrief!

KEUKENS

Ieder keukentje is voorzien met Officenter-tassen, schoteltjes, bestek, handdoeken, schoteldoeken, e.d. uit de kasten in de keuken die u vrij mag gebruiken. Omdat het voor iedereen leuk is om van een propere keuken te kunnen genieten vragen wij u om vuile tassen, schoteltjes, bestek… in de afwasmachine te plaatsen a.u.b. en het aanrecht netjes achter te laten. De keuken wordt dagelijks gepoetst en de frigo wordt iedere zaterdag volledig geledigd. Ook een microgolfoven, koffiemachine en waterkoker zijn vrij te gebruiken

DOUCHES
U kan vrij gebruik maken van onze douches. Deze bevinden zich aan de toiletten van het tweede deel van het gebouw. Gelieve na gebruik de douches netjes achter te laten.

ROKEN
Het is verboden te roken in de gebouwen van Officenter, maar we hebben een leuke rokersruimte waar u gebruik van kan maken.

HUISDIEREN
Huisdieren zijn niet toegelaten in het gebouw.

CATERING
De catering gebeurt uitsluitend door Officenter.

AFVAL BEHEER
De vuilbakken in de kantoren worden standaard iedere zaterdag geledigd. Indien u deze graag tussendoor wil laten ledigen, kan u deze op het einde van de dag vóór uw kantoor zetten en vervolgens maakt de poetsvrouw deze ’s avonds leeg.  In de gemeenschappelijke keukens vindt u ook vuilbakken waar uw afval kan sorteren.

DATASAFE PAPIERVERNIETIGING
Wij beschikken over een container waarin u uw vertrouwelijke documenten kan deponeren voor vernietiging. Deze wordt 1x maand opgehaald voor vernietiging. Deze bevinden zich aan de toiletten van het tweede deel van het gebouw.

Onze gemeenschappelijke ruimtes worden dagelijks gepoetst. Indien u toch gebreken vaststelt (gebroken lamp, toilet blijft lopen, handdoekrol is op…) gelieve dit aan het onthaal te melden.

 

IN GEVAL VAN NOOD: 

De noodnummers hangen bij de ingang, bij het onthaal en eveneens op elke verdieping.

Onthaal tijdens kantooruren (08.30-17.30) +32 53 51 02 00 (9001)

Medische Spoeddienst – Brandweer – Politie

Politie Pelt: 011 44 08 20

Mariaziekenhuis: 011 82 60 00

NOODUITGANG:

De nooduitgangen in Pelt bevinden zich in de gang van het gebouw.

AED Toestel + EHBO:

Het AED toestel + EHBO kist bevinden zich in de inkomhal. Indien er gekende medische problemen zijn waar wij rekening mee dienen te houden, gelieve dit even te melden aan de receptie.

PARKEERBELEID

De parkeerplaatsen zijn vrij te gebruiken.

Voorbehouden parkeerplaatsen voor mindervaliden mogen enkel gebruikt worden als u over de noodzakelijke mindervalidenkaart beschikt.

Officenter beschikt over een fietsenstallingen.

PARKEERPLAATSEN VOOR ELEKTRISCHE WAGENS

Officenter beschikt over elektrische laadpalen.

Mogen wij u vragen uw wagen te verplaatsen nadat het opladen is voltooid, zo hebben ook andere Officenter-klanten de kans hun wagen op te laden.

Indien u met een elektrische wagen rijdt, gelieve u dan aan de Whatsapp groep  te laten toevoegen door de dames van het onthaal. Zo kunnen de gebruikers elkaar makkelijker bereiken indien de wagen dient verplaatst te worden of indien u een kabel nodig heeft.

BRIEVENBUS

Iedere gebruiker krijgt een brievenbus ter beschikking. Het nummer en de sleutel worden u gegeven door de Happy Client Assistant. Elke morgen wordt de post over deze bussen verdeeld.

FRANKERING
Wij frankeren al uw briefwisseling. Deze kost wordt 1/1 doorgerekend op uw maandelijkse factuur. U kan uw brieven deponeren in de daarvoor voorziene brievenbussen PRIOR en NON PRIOR aan de balie. Brieven gedeponeerd vóór 15u00 worden nog dezelfde dag verstuurd.
Ook uw aangetekende zendingen en kilopost kan u bij ons deponeren.
Vermeld altijd een afzender op uw zendingen. Dit is verplicht door de post.
Bij een grote mailing, gelieve de te verzenden stukken tijdig af te geven aan het onthaal.

OPHALING
De post wordt dagelijks opgehaald rond 15u00.

POSTVOLMACHT
Om niet steeds aanwezig te moeten zijn als de postbode komt met aangetekende post voor u en om u de trip naar het postkantoor te besparen, willen wij voor u uw aangetekende zendingen aftekenen en ontvangen.

Indien u dit wenst, dient u hiervoor enkel het document “aanvraag voor een flex-postvolmachtkaart” in te vullen. U kan dit ook online doen: www.bpost.be.

Een flex-postvolmacht wil zeggen dat verschillende personen uw post kunnen aanvaarden als zij deze kaart kunnen voorleggen. U dient het ingevulde document samen met een kopie van uw paspoort aan te bieden op het postkantoor of de procedure online te volgen.
Wij helpen u hier graag mee!

TELEFOON – HANDLEIDING

Oproep Beantwoorden:

U kunt op verschillende manieren een gesprek beantwoorden:

  • Neem de handset (1.) van het toestel.
  • Druk op de lijntoets (12.) die op dat moment groen knippert.
  • Druk op de handsfree/headset toets (13.).

NUMMER BELLEN:

U kunt op verschillende manieren een nummer bellen:

  • Toets het nummer en neem de handset op (aanbevolen).
  • Toets het nummer en druk op Kies (20.) en neem eventueel de handset op of voer het gesprek handsfree/ via headset.
  • Toets het nummer en druk op handsfree/headset (13.).
  • Toets het nummer en druk op de lijntoets (12.) waarmee u het gesprek wilt voeren en neem eventueel de handset op of voer het gesprek handsfree/via headset (13.).
  • Neem de handset op en toets het nummer. In dit geval dient u de nummers kort achter elkaar in te toetsen. Na een korte pauze wordt de oproep automatisch tot stand gebracht.

GESPREK DOORVERBINDEN MET RUGGESPRAAK:

Terwijl u het gesprek voert, druk op doorverbinden (16.). Toets het nummer waarnaartoe u wilt doorverbinden in en druk op Kies (20.) Na ruggespraak drukt u nogmaals op doorverbinden (16.). Indien de persoon waarnaar u wilt doorverbinden in gesprek is, kunt u het gesprek eenvoudig naar u terug halen door de knipperende lijntoets (12.) in te drukken.

GESPREK DOORVERBINDEN ZONDER RUGGESPRAAK:

Terwijl u het gesprek voert, druk op doorverbinden (16.). Toets het nummer waarnaar u wilt doorverbinden en nogmaals op doorverbinden. Het gesprek is nu meteen en wel zonder ruggespraak doorverbonden. Indien deze extensie de doorverbonden oproep niet binnen 20 seconden beantwoord, zal het gesprek automatisch naar uw extensie terug worden geleid (retour oproep).

WACHTSTAND:

Door middel van een druk op de wachttoets (5.) zet u een oproep tijdelijk in de wacht. U kunt vervolgens ruggespraak houden met een collega, terwijl uw gesprekspartner naar wachtmuziek luistert. Vanuit de wachtstand kunt u de gesprekspartner ook doorverbinden.

PICKUP:

U kunt een inkomend gesprek op een ander toestel (bijvoorbeeld het toestel van uw collega) aannemen door het toetsen van *8, gevolgd door KIES óf een druk op Pickup (21.), De voorwaarde is dat het toestel van deze collega zich in uw pickup groep bevind. Pickup- en belgroepen worden door uw systeembeheerder ingesteld.

HANDSFREE/HEADSET:

Door middel van de handsfreetoets (13.) kunt u een gesprek van de handset naar de handsfree-speaker dirigeren. Indien een headset aangesloten is, bestaat eventueel de mogelijkheid te wisselen tussen headset en handsfree, door de toets meermaals in te drukken.

MICROFOON AAN/UIT:

Met de microfoontoets (7.) kunt u, zonder het gesprek in de wacht te plaatsen, kortstondig uw microfoon deactiveren. In dat geval kan uw gesprekspartner u niet horen, maar u de gesprekspartner wel. Door het nogmaals drukken van de microfoontoets, schakelt u deze functie weer uit.

LIJNTOETSEN:

Terwijl u een gesprek voert, kan het voorkomen dat u een tweede oproep ontvangt. Deze kunt u aannemen door op de betreffende knipperende lijntoets (12.) te drukken. Uw huidige gesprekspartner wordt dan in de wacht(muziek) geplaatst. U kunt schakelen tussen oproepen, door de betreffende lijntoets (L1 of L2) in te drukken. Iedere gesprekspartner kan ook doorverbonden worden.

 


U kan uw vergaderzaal telefonisch reserveren op nr. 9001 of 9003, per mail pelt@officenter.eu of mondeling aan de receptie.

CATERING:

Catering tijdens uw vergadering? U kan kiezen tussen verschillende formules. Dranken en breaks, ontbijtformules, lunchformules en tapas, dagformule voor meetings… Onze Happy Client Assistants helpen u hier graag mee verder.

AUDIO VISUEEL MATERIAAL:

Afstandsbediening en kabels kan u lenen aan het onthaal. Beamer, boxen, microfoon … zijn op aanvraag. Gelieve het geleende materiaal, na gebruik, terug te bezorgen aan het onthaal.

Om al onze klanten gebruik te kunnen laten maken van onze faciliteiten hebben we volgende regels ingevoerd :

FAIR USE POLICY VERGADERZALEN

  • Indien u een vergaderzaal/flexkantoor reserveert en u heeft deze na 15 minuten nog niet in gebruik genomen, zullen wij deze terug vrijgeven voor andere klanten.
  • We kunnen niet toestaan dat 1 bedrijf tegelijkertijd meer dan 50 %van de beschikbare ruimtes in gebruik neemt. Uiteraard zijn speciale studiedagen en dergelijke mogelijk in overleg en kan men last-minute over eventuele vrije ruimtes beschikken.

Na de vergadering vragen wij u de zaal netjes achter te laten:

  • Whiteboard wissen.
  • Alle geleende materialen terugbrengen naar het onthaal.

OFFICENTER VERGADERLOCATIES

Officenter klanten vergaderen ook gratis in onze andere vestigingen!

Officenter A12
Antwerpsesteenweg 124, 2630 Antwerpen
+32 3 870 46 46    –   a12@officenter.eu

Officenter Aalst
Ninovesteenweg 198, 9300 Aalst
+32 53 51 02 00   –   aalst@officenter.eu

Officenter Beringen
Everselstraat 133, 3580 Beringen
+11 43 93 20   –   beringen@officenter.eu

Officenter Genk
Bosdel 54, 3600 Genk
+32 89 32 12 90   –   genk@officenter.eu

Officenter Geel
Kleinhoefstraat 5, 2440 Geel
+32 14 57 00 11    –   geel@officenter.eu

Officenter Hasselt
Hendrik van Veldekesingel 150, 3500 Hasselt
+32 11 87 08 11   –   hasselt@officenter.eu

Officenter Leuven
Grauwmeer 1, 3001 Leuven
+32 16 74 47 70    –   leuven@officenter.eu

Officenter Maastricht
Gelissendomein 8-10 6229 GJ Maastricht ( NL)
+31 43 760 01 00   –   maastricht@officenter.eu

Officenter Pelt
Europalaan 11, 3900 Pelt
+32 11 66 82 30  –   pelt@officenter.eu

Officenter Sint-Truiden
Tongersesteenweg 190, 3800 Sint-Truiden
+32 11 14 00 40  –   sinttruiden@officenter.eu

Officenter Turnhout
Rubensstraat 104, 2300 Turnhout
+32 14 47 08 47   –   turnhout@officenter.eu

Officenter Vilvoorde
Luchthavenlaan 27, 1800 Vilvoorde
T. +32 2 486 30 00   –   vilvoorde@officenter.eu

Officenter Zaventem
Leuvensesteenweg 643, 1930 Zaventem
T. +32 2 616 00   –   zaventem@officenter.eu

 

 

GENT – KORTRIJK – MECHELEN

Als Officenter klant kan u 2 x per maand gratis gebruik maken van de meetingrooms of coworking in Parkoffice Gent, Parkoffice Kortrijk, Mechelen Campus.

  

Vraag gerust meer informatie aan het Officenter onthaal en wij reserveren graag voor u.

Parkoffice Kortrijk, Doorniksestraat 63, 8500 Kortrijk

Nieuws van klanten

Wenst u graag een mailing uit te sturen naar de Officenter-klanten dan kan dit op een eenvoudige manier. Uw boodschap wordt door ons verspreid naar de Officenter-klanten van één specifieke vestiging of naar alle vestigingen.

Zo werkt het:

Maak een email met in de titel de gewenste omschrijving voor uw event of vacature, bijvoorbeeld: “Lunch & Learn Officenter” of “Vacature junior sales”.

  1. Gebruik in de tekst van de email geen kleuren of verschillende lettertypes. Kopieer geen tekst van een bestaande website, aangezien de opmaak van die website meegestuurd zal worden in de email. Maak enkel gebruik van platte tekst.
  2. Plaats bovenaan de tekst een foto in hoge kwaliteit die past bij uw boodschap. Gebruik geen collage of een foto met tekst erin.
  3. Denk na over een duidelijke Call 2 Action als afsluiter van uw bericht. Wat is het doel van uw bericht? Zorg dat de lezer op een gemakkelijke manier die actie kan ondernemen door bijvoorbeeld op een link naar uw website te klikken.
  4. Stuur uw email naar: zoubida@officenter.eu

Uw bericht wordt nagekeken en na goedkeuring door ons via mail verspreid worden onder de Officenter-klanten en hun medewerkers.