Menu
Onze Happy Client Assistants van de receptie staan dagelijks met een glimlach voor jou klaar tijdens de openingsuren.
Officenter is beveiligd met een alarm en voorzien van camerabewaking.
Via de hoofdingang(en) is Officenter toegankelijk van maandag 08u00 tot en met donderdag 17u30 en vrijdag van 08u00 tot en met 17u00. Buiten deze uren treedt er een elektronische toegangscontrole in werking en kunnen enkel gebruikers met een gepersonaliseerde badge het gebouw betreden. Enkel klanten met een vast kantoor in de vestiging krijgen een toegangsbadge. De gemeenschappelijke ruimtes in Officenter zijn voorzien van camerabewaking en een alarminstallatie. Indien de gebruiker deze activeert door oneigenlijk gebruik van de nooddeuren of zich begeeft op niet toegestane van alarm voorziene ruimtes, kan hiervoor een vergoeding worden aangerekend (extra patrouille van beveiligingsfirma).
PARLOFOON
Indien u na sluitingstijd nog bezoekers wenst te ontvangen, kunnen deze u rechtstreeks bereiken via de buitentelefoon.
Buiten aan de hoofdingang vindt u de buitentelefoon/parlofoon met een telefoonlijst van de vaste kantoren en de vergaderzalen. Bezoekers kunnen buiten kantooruren bellen naar uw kantoor en u kan via de knop ‘deur openen’ op uw telefoontoestel de buitendeur openen. Om veiligheidsredenen is het aan te raden om buiten kantooruren uw gasten op te halen aan de voordeur.
NOODDEUREN
De nooddeuren staan permanent onder alarm. Bij het openen van 1 van de nooddeuren zal het alarm afgaan en zal de meldkamer verwittigd worden. De nooddeuren mogen enkel gebruikt worden in geval van nood.
De ramen staan eveneens onder alarm tussen 22u00 tot 07u00 en mogen dus tijdens deze periode niet geopend worden. Bij het openen van de ramen in deze tijdspanne gaat het alarm af en wordt de meldkamer van onze bewakingsfirma verwittigd.
CAMERA’S
Officenter beschikt over camera’s in de gemeenschappelijke delen. Deze beelden blijven gedurende 7 dagen beschikbaar op onze server.
G4S RONDE
Een patrouille van G4S controleert iedere avond het gebouw of er iets verdacht te zien is, of er nog ramen openstaan… De G4S-medewerker heeft toegang tot het gebouw met een badge.
Bij de receptie en op iedere verdieping staat een kleurencopier te uwer beschikking. Deze kan u enkel gebruiken met een persoonlijke code, dewelke u kan bekomen bij onze receptioniste.
De copier kan tevens gebruikt worden om te scannen en te printen. Het papier wordt dagelijks door ons bijgevuld. Indien de lades toch leeg zijn, geef ons dan een seintje. De copier geeft een signaal wanneer er toners, enz… moeten vervangen worden. Dit gebeurt ook door ons. Gelieve het deksel van de copier steeds omlaag te doen. Zo blijft de glasplaat beschermd.
FAX TO MAIL
Officenter beschikt over een eigen fax to mail systeem. Vanaf het moment dat er een fax verstuurd wordt of binnen komt, wordt deze omgezet naar een mail.
U heeft de keuze om het algemene Officenter faxnummer te gebruiken (mails worden enkel doorgestuurd tijdens kantooruren) of om een eigen fax to mail nummer te hebben aan 3 euro/maand.
PRINT
Om de printer te installeren, helpen wij u graag verder of u kan een handleiding bekomen aan het onthaal.
COPIE
• Toets uw code in en druk op aanmelding
• Leg het te kopiëren document in de feeder (tekst naar boven) of op de glasplaat (tekst naar beneden)
• Druk op start (groene knop)
• Uw document wordt gekopieerd
• Vergeet het origineel niet mee te nemen!
• Druk op afmelden
SCAN
• Toets uw code in en druk op aanmelding
• Leg het te scannen document in de feeder (tekst naar boven) of op de glasplaat (tekst naar beneden)
• Druk op het klavier verzenden en vervolgens op het scherm op ‘e-mailadres in voeren’.
• Naast de lege balk op e-mail duwen en met behulp van het klavier op het scherm het adres invullen
• Druk OK – nogmaals OK – druk start (groene knop)
• Uw document wordt verzonden
• Druk op afmelden
| Frankering/post | wordt 1/1 doorgerekend |
| Scans | € 0,02/stuk |
| Kopies | € 0,06/stuk |
| Kleurenkopies | € 0,16/stuk |
| Tel. Binnenland | € 0,06/ min |
| Tel. Buitenland van | € 0,06 tot € 0,60/min |
| White board stift / 4 stuks | € 4,25/4 stuks |
| White board stift | € 1,25/stuk |
| Bruine omslag met | € 0,68/stuk |
| bodem Bruine omslag | € 0,68/stuk |
| met vulling Postpack doos | € 2,5/stuk |
| groot Postpack doos klein | € 1,5/stuk |
| Plastic mapje | € 0,57/stuk |
| Onderhoud kantoor (bijkomende aanvraag) | € 26,25/ uur |
| Klusjesdienst | € 30,00/ uur |
| Poetsen ramen | € 6,25/stuk |
| Secretariaatsdiensten | € 35,00 /stuk |
| Archiefdozen | € 3,5 / stuk |
| Inbinden boekje (wire-o/ringsysteem) | € 2,85 / stuk |
| Etiketten | € 0,06 / stuk |
| Etikettenblad Lange | € 3 / stuk |
| telefoonkabel | € 7,25 / stuk |
| Plastificeren | € 0,5 / blad |
| Pak A3 papier | € 15 / stuk |
| Pak A4 papier | € 6,75 / stuk |
| Witte omslag | € 0,15 / stuk |
| Bruine omslag | € 0,57 / stuk |
| Internetkabel | € 7,00/stuk |
| Server klein in rack | € 50,00 / maand |
| Server groot in rack | € 100,00/maand |
| IP-adres | € 10,25 / maand |
| SSL-VPN-account | € 5,25 / maand |
| Fax to mail | € 3,00 / maand |
| Wifi binnen eigen network (VLAN) | |
| in de eigen vestiging | gratis |
| eigen vestiging+1 andere vestiging | € 10,00 / maand |
| In alle vestigingen | € 25,00 / maand |
| Extra kast | € 10,00 / maand |
| Huur archiefrek | € 15,00 / maand |
| Buitenreclame Hasselt (excl. aanmaak/plaatsing) | € 74,50 / maand |
| Buitenreclame andere vestigingen (opmaak/aanmaak/plaatsing/gebruik) | € 45,00 / maand |
| Waarborg badge | € 27,50/stuk |
| Bijmaken sleutel kantoor | € 27,50/stuk |
| Bijmaken sleutel kantoor | € 44,50/stuk |
| Strijkdienst | Dienstencheques |
Officenter stelt u graag deze fietsen ter beschikking voor uw verplaatsingen.
Handig voor korte verplaatsingen; goed voor uw gezondheid én voor uw ecologische voetafdruk.
Enkele aandachtspuntjes:
Officenter is niet verantwoordelijk voor schade aan andere personen (verkeersongeval) tijdens het fietsen.
Dit dient geregeld te worden via uw bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.
Officenter is niet verantwoordelijk voor lichamelijke of stoffelijke schade aan de fietser zelf.
Dit dient geregeld te worden via uw arbeidsongevallenverzekering of persoonlijke ongevallenverzekering.
Indien u zelf schade veroorzaakt aan onze fietsen, houdt Officenter zich het recht voor om deze schade te recupereren. Dus rijd aub voorzichtig. En vergeet zeker niet om de fiets steeds op slot te doen en te bevestigen aan vast punt, om diefstal te vermijden.
Benefits@Officenter biedt onze klanten en hun medewerkers heel wat voordelen en kortingen voor binnen-en buitenland. Via uw e- mailadres kan u heel eenvoudig en gratis registreren op het platform. Eens u een account hebt, kan u direct gebruik maken van de kortingen, altijd en overal.
Surf naar https://officenter.benefitsatwork.be/
De kortingswijze kan verschillen bij ieder voordeel: online met een promo-code op een webshop, door het tonen van een (mobiele) kortingsbon in een winkel, via een online ticketshop…
Regelmatig vullen we het programma aan met nieuwe kortingen.
Wilt u geen korting missen? Schrijf u dan in voor de maandelijkse Benefits@Work nieuwsbrief!
KEUKENS
Ieder keukentje is voorzien met Officenter-tassen, schoteltjes, bestek, handdoeken, schoteldoeken, e.d. uit de kasten in de keuken die u vrij mag gebruiken. Omdat het voor iedereen leuk is om van een propere keuken te kunnen genieten vragen wij u om vuile tassen, schoteltjes, bestek… in de afwasmachine te plaatsen a.u.b. en het aanrecht netjes achter te laten. De keuken wordt dagelijks gepoetst en de frigo wordt iedere zaterdag volledig geledigd. Ook een microgolfoven, koffiemachine en waterkoker zijn vrij te gebruiken
DOUCHES
U kan vrij gebruik maken van onze douches. Deze bevinden zich op de gelijkvloers. Gelieve na gebruik de douches netjes achter te laten.
ROKEN
Het is verboden te roken in de gebouwen van Officenter, maar we hebben een leuke rokersruimte waar u gebruik van kan maken.
HUISDIEREN
Huisdieren zijn niet toegelaten in het gebouw.
CATERING
De catering gebeurt uitsluitend door Officenter.
AFVAL BEHEER
De vuilbakken in de kantoren worden standaard iedere zaterdag geledigd. Indien u deze graag tussendoor wil laten ledigen, kan u deze op het einde van de dag vóór uw kantoor zetten en vervolgens maakt de poetsvrouw deze ’s avonds leeg. In de gemeenschappelijke keukens vindt u ook vuilbakken waar u uw afval kan sorteren.
DATASAFE PAPIERVERNIETIGING
Wij beschikken over een container waarin u uw vertrouwelijke documenten kan deponeren voor vernietiging. Deze wordt 1x maand opgehaald voor vernietiging.
FLEXRELAX
Onze Flexrelax is de perfecte plaats voor een korte powernap of een kort ontspanningsmoment in de massagezetels.
De Flexrelax bevindt zich op de gelijkvloers langs het klantenarchief.
Onze gemeenschappelijke ruimtes worden dagelijks gepoetst. Indien u toch
gebreken vaststelt (gebroken lamp, toilet blijft lopen, handdoekrol is
op…) gelieve dit aan het onthaal te melden.
IN GEVAL VAN NOOD:
De noodnummers hangen bij de ingang, bij het onthaal en eveneens op elke verdieping.
Receptie tijdens kantooruren (08.30-17.30) +31 (0)43 7600100 (intern)
Medische Spoeddienst – Brandweer – Politie
Politie Maastricht: 112
Maastricht UMC+: +31 043-387 6543
NOODUITGANG:
De nooduitgangen in Maastricht staan op elke verdieping weergegeven in een kader bij de liften.
AED Toestel + EHBO:
Het AED toestel + EHBO bevinden zich in Hasselt aan de receptie. Indien er gekende medische problemen zijn, waar wij rekening mee dienen te houden, gelieve dit even te melden aan de receptie.
PARKEERBELEID
De parkeerplaatsen zijn vrij te gebruiken.
Voorbehouden parkeerplaatsen voor mindervaliden mogen enkel gebruikt worden als u over de noodzakelijke mindervalidenkaart beschikt.
Officenter beschikt over een fietsenstallingen.
PARKEERPLAATSEN VOOR ELEKTRISCHE WAGENS
Officenter beschikt over elektrische laadpalen.
Mogen wij u vragen uw wagen te verplaatsen nadat het opladen is voltooid, zo hebben ook andere Officenter-klanten de kans hun wagen op te laden.
Indien u met een elektrische wagen rijdt, gelieve u dan aan de Whatsapp groep te laten toevoegen via de receptie. Zo kunnen de E.V. elkaar makkelijker bereiken indien de wagen dient verplaatst te worden of indien u een kabel nodig heeft.
BRIEVENBUS
Iedere gebruiker krijgt een brievenbus ter beschikking. Het nummer en de sleutel worden u gegeven door de Happy Client Assistant. Elke morgen wordt de post over deze bussen verdeeld.
FRANKERING
Wij frankeren al uw briefwisseling. Deze kost wordt 1/1 doorgerekend op uw maandelijkse factuur. U kan uw brieven deponeren in de daarvoor voorziene brievenbussen PRIOR en NON PRIOR aan de balie. Brieven gedeponeerd vóór 15u00 worden nog dezelfde dag verstuurd.
Ook uw aangetekende zendingen en kilopost kan u bij ons deponeren.
Vermeld altijd een afzender op uw zendingen. Dit is verplicht door de post.
Bij een grote mailing, gelieve de te verzenden stukken tijdig af te geven aan het onthaal.
OPHALING
De post wordt dagelijks opgehaald rond 15u00.
POSTVOLMACHT
Om niet steeds aanwezig te moeten zijn als de postbode komt met aangetekende post voor u en om u de trip naar het postkantoor te besparen, willen wij voor u uw aangetekende zendingen aftekenen en ontvangen.
Indien u dit wenst, dient u hiervoor enkel het document “aanvraag voor een flex-postvolmachtkaart” in te vullen. U kan dit ook online doen: www.bpost.be.
Een flex-postvolmacht wil zeggen dat verschillende personen uw post kunnen aanvaarden als zij deze kaart kunnen voorleggen. U dient het ingevulde document samen met een kopie van uw paspoort aan te bieden op het postkantoor of de procedure online te volgen.
Wij helpen u hier graag mee!
TELEFOON – HANDLEIDING
Oproep Beantwoorden:
U kunt op verschillende manieren een gesprek beantwoorden:
NUMMER BELLEN:
U kunt op verschillende manieren een nummer bellen:
GESPREK DOORVERBINDEN MET RUGGESPRAAK:
Terwijl u het gesprek voert, druk op doorverbinden (16.). Toets het nummer waarnaartoe u wilt doorverbinden in en druk op Kies (20.) Na ruggespraak drukt u nogmaals op doorverbinden (16.). Indien de persoon waarnaar u wilt doorverbinden in gesprek is, kunt u het gesprek eenvoudig naar u terug halen door de knipperende lijntoets (12.) in te drukken.
GESPREK DOORVERBINDEN ZONDER RUGGESPRAAK:
Terwijl u het gesprek voert, druk op doorverbinden (16.). Toets het nummer waarnaar u wilt doorverbinden en nogmaals op doorverbinden. Het gesprek is nu meteen en wel zonder ruggespraak doorverbonden. Indien deze extensie de doorverbonden oproep niet binnen 20 seconden beantwoord, zal het gesprek automatisch naar uw extensie terug worden geleid (retour oproep).
WACHTSTAND:
Door middel van een druk op de wachttoets (5.) zet u een oproep tijdelijk in de wacht. U kunt vervolgens ruggespraak houden met een collega, terwijl uw gesprekspartner naar wachtmuziek luistert. Vanuit de wachtstand kunt u de gesprekspartner ook doorverbinden.
PICKUP:
U kunt een inkomend gesprek op een ander toestel (bijvoorbeeld het toestel van uw collega) aannemen door het toetsen van *8, gevolgd door KIES óf een druk op Pickup (21.), De voorwaarde is dat het toestel van deze collega zich in uw pickup groep bevind. Pickup- en belgroepen worden door uw systeembeheerder ingesteld.
HANDSFREE/HEADSET:
Door middel van de handsfreetoets (13.) kunt u een gesprek van de handset naar de handsfree-speaker dirigeren. Indien een headset aangesloten is, bestaat eventueel de mogelijkheid te wisselen tussen headset en handsfree, door de toets meermaals in te drukken.
MICROFOON AAN/UIT:
Met de microfoontoets (7.) kunt u, zonder het gesprek in de wacht te plaatsen, kortstondig uw microfoon deactiveren. In dat geval kan uw gesprekspartner u niet horen, maar u de gesprekspartner wel. Door het nogmaals drukken van de microfoontoets, schakelt u deze functie weer uit.
LIJNTOETSEN:
Terwijl u een gesprek voert, kan het voorkomen dat u een tweede oproep ontvangt. Deze kunt u aannemen door op de betreffende knipperende lijntoets (12.) te drukken. Uw huidige gesprekspartner wordt dan in de wacht(muziek) geplaatst. U kunt schakelen tussen oproepen, door de betreffende lijntoets (L1 of L2) in te drukken. Iedere gesprekspartner kan ook doorverbonden worden.
| Vergaderzalen | Bezetting | Intern nummer |
|---|---|---|
| Black Room | 8 - 10 | 328 |
| Green Room | 4 - 6 | 323 |
| Navy Room | 4 | 324 |
| Orange Room | 6 - 8 | 326 |
| Pink Room | 5 - 6 | 333 |
| Purple Room | 4 - 6 | 331 |
| Red Room | 12 - 16 | 325 |
| Yellow Room | 6 - 8 | 327 |
| Flex 1 | 1 | 321 |
| Flex 4 | 1 | 329 |
| Flex 6 | 1 | 332 |
| Business Lounge | 1 | 319 |
U kan uw vergaderzaal telefonisch reserveren op nr. 100, per mail maastricht@officenter.eu of mondeling aan de receptie.
CATERING:
Catering tijdens uw vergadering? U kan kiezen tussen verschillende formules. Dranken en breaks, ontbijtformules, lunchformules en tapas, dagformule voor meetings… Onze Happy Client Assistants helpen u hier graag mee verder.
AUDIO VISUEEL MATERIAAL:
Afstandsbediening en kabels kan u lenen aan het onthaal. Beamer, boxen, microfoon … zijn op aanvraag. Gelieve het geleende materiaal, na gebruik, terug te bezorgen aan het onthaal.
Om al onze klanten gebruik te kunnen laten maken van onze faciliteiten hebben we volgende regels ingevoerd :
FAIR USE POLICY VERGADERZALEN
Na de vergadering vragen wij u de zaal netjes achter te laten:
Nieuws van klanten
Wenst u graag een mailing uit te sturen naar de Officenter-klanten dan kan dit op een eenvoudige manier. Uw boodschap wordt door ons verspreid naar de Officenter-klanten van één specifieke vestiging of naar alle vestigingen.
Zo werkt het:
Maak een email met in de titel de gewenste omschrijving voor uw event of vacature, bijvoorbeeld: “Lunch & Learn Officenter” of “Vacature junior sales”.
Uw bericht wordt nagekeken en na goedkeuring door ons via mail verspreid worden onder de Officenter-klanten en hun medewerkers.
