Officenter est sécurisé par une alarme et équipé d'une caméra de surveillance.

Via l'entrée principale (ou les entrées principales), Officenter est accessible du lundi 08h00 au jeudi 17h30 et le vendredi 08h00 à 17h00. En dehors de ces heures, un système de contrôle d'accès électronique entre en action et seuls les utilisateurs munis d'un badge personnalisé peuvent entrer dans le bâtiment. Seuls les clients ayant un bureau permanent dans le bâtiment recevront un badge d'accès. Les parties communes de Officenter sont équipées de caméras de surveillance et d'un système d'alarme. Si l'utilisateur les active en utilisant abusivement les portes de secours ou en pénétrant dans des zones non autorisées équipées d'alarmes, des frais peuvent être facturés (patrouille supplémentaire de l'entreprise de sécurité).

INTERPHONE

Si vous souhaitez recevoir des visiteurs après l'heure de fermeture, ils peuvent vous joindre directement via le téléphone extérieur.

A l'extérieur, à l'entrée principale, vous trouverez le téléphone extérieur/interphone avec une liste de numéros de téléphone des bureaux fixes et des salles de réunion. Les visiteurs peuvent appeler votre bureau en dehors des heures de bureau et vous pouvez ouvrir la porte extérieure en utilisant le bouton "ouvrir la porte" de votre téléphone. Pour des raisons de sécurité, il est conseillé de venir chercher vos invités à la porte d'entrée en dehors des heures de bureau.

PORTES DE SECOURS
Les portes de secours sont en permanence sous alarme. En ouvrant l'une des portes de secours, l'alarme se déclenche et la centrale d'alarme est avertie. Les portes de secours ne peuvent être utilisées qu'en cas d'urgence. 

Les fenêtres sont également sous alarme entre 22 heures et 7 heures du matin et ne peuvent être ouvertes pendant cette période. Si les fenêtres sont ouvertes pendant cette période, l'alarme se déclenche et la salle des incidents de notre société de sécurité est prévenue.

CAMERAS
Officenter dispose de caméras dans les parties communes. Ces images restent disponibles sur notre serveur pendant 7 jours.

G4S PATROUILLE
Une patrouille de G4S vérifie le bâtiment chaque soir pour voir s'il y a quelque chose de suspect, si des fenêtres sont encore ouvertes... L'employé de G4S a accès au bâtiment avec un badge.

Une photocopieuse couleur est disponible à la réception et à chaque étage. Il ne peut être utilisé qu'avec un code personnel, que vous pouvez obtenir auprès de nos "Happy Client Assistants".
Le copieur peut également être utilisé pour numériser et imprimer. Nous réapprovisionnons le papier tous les jours. Si les bacs à papier sont vides, veuillez nous le faire savoir et nous les remplirons immédiatement. 

Veuillez toujours baisser le couvercle de la photocopieuse. Cela permettra de protéger la plaque de verre.

IMPRIMER
Pour installer l'imprimante, nous serons heureux de vous aider ou vous pouvez obtenir un manuel à la réception.

COPIE
- Entrez le code créé pour vous et appuyez sur log on
- Placez le document à copier dans le chargeur ou sur la plaque de verre
- Appuyez sur start (bouton vert)
- N'oubliez pas d'emporter l'original avec vous
- Appuyez sur log off

SCAN
- Saisissez votre code et appuyez sur log on
- Placez le document à numériser dans le chargeur ou sur la plaque de verre
- Appuyez sur send puis saisissez l'adresse sur l'écran à l'aide du clavier.
- Appuyez sur e-mail et remplissez l'adresse à l'aide du clavier de l'écran
- Appuyez sur OK - appuyez sur start (bouton vert)
- Votre document est envoyé
- Appuyez sur log off

FAX À LA POSTE

Officenter dispose de son propre système de télécopie et de courrier. A partir du moment où un fax est envoyé ou reçu, il est converti en courrier.
Vous avez le choix d'utiliser le numéro de fax général de Officenter (les courriers ne sont transférés que pendant les heures de bureau) ou d'avoir votre propre numéro de fax à courrier.

LES COÛTS STANDARD REFACTURÉS :

COÛTS D'ENTRETIEN

SERVICES DE SECRÉTARIAT SUPPLÉMENTAIRES SUR DEMANDE

téléphone-câble

SERVICES INFORMATIQUES SUPPLÉMENTAIRES

MOBILIER SUPPLÉMENTAIRE :

SERVICES SUPPLÉMENTAIRES :

BENEFITS@OFFICENTER
Benefits@Officenter offre à nos clients et à leurs employés de nombreux avantages et réductions en Belgique et à l'étranger. Via votre adresse e-mail, vous pouvez vous inscrire très facilement et gratuitement sur la plateforme. Une fois que vous avez un compte, vous pouvez immédiatement profiter des réductions, à tout moment et en tout lieu.

Surfez sur https://officenter.benefitsatwork.be/

La méthode de réduction peut différer pour chaque prestation : en ligne avec un code promo sur une boutique en ligne, en montrant un coupon de réduction (mobile) dans un magasin, via une billetterie en ligne...

Nous ajoutons régulièrement de nouvelles remises au programme.

Vous ne voulez pas rater une réduction ? Inscrivez-vous ensuite au bulletin mensuel Benefits@Work !

Plan de masse Bloc 2 Rez-de-chaussée

Plan de masse Bloc 2 Étage 1

CUISINES

DOUCHES

Vous pouvez utiliser gratuitement nos douches. Elles sont situées au 1er étage. Veuillez laisser les douches en ordre après leur utilisation.

FUMER
Il est interdit de fumer dans les bâtiments de Officenter, mais nous disposons d'un espace fumeur agréable que vous pouvez utiliser.

Animaux domestiques
Les animaux domestiques ne sont pas autorisés dans le bâtiment.

CATERING
Le service de restauration est assuré exclusivement par Officenter.

GESTION DES DÉCHETS
Les poubelles des bureaux sont vidées chaque samedi. Si vous souhaitez qu'ils soient vidés dans l'intervalle, vous pouvez les déposer devant votre bureau en fin de journée et la femme de ménage les videra le soir. Dans les cuisines communes, vous trouverez également des poubelles où vous pourrez trier vos déchets.

COMPOSITION DU PAPIER DATASAFE
Nous disposons d'un conteneur dans lequel vous pouvez déposer vos documents confidentiels pour destruction. Ce conteneur est collecté une fois par mois pour être détruit. Vous pouvez le trouver à l'arrière, à l'extérieur, à côté de l'abri à vélos.

FLEXRELAX
Notre Flexrelax est l'endroit idéal pour une courte sieste ou un court moment de détente dans les fauteuils de massage.

Nos espaces communs sont nettoyés quotidiennement. Si vous constatez néanmoins des défauts sur
(lampe cassée, toilettes qui ne cessent de couler, rouleau de serviettes qui n'a plus de
...), veuillez le signaler à la réception.

EN CAS D'URGENCE : Les numéros d'urgence sont affichés à l'entrée, à la réception et également à chaque étage.

Réception pendant les heures de bureau (08.30-17.30) +3214 47 08 47(1000 interne)

Réception en dehors des heures de bureau (8.00-8.30 et 17.00-17.30) +3214 76 23 00 ( 1001 interne)

Service médical d'urgence - Pompiers - Police 

Police 112

Police locale de Turnhout : +32 14 44 33 66

AZ Turnhout: +32 14 40 60 11

URGENCE :

La sortie de secours à Turnhout est située sur le côté gauche du bâtiment, près des toilettes. Cette porte s'ouvre toujours de l'intérieur vers l'extérieur.

Dispositif AED + Premiers secours :

L'unité AED + les premiers secours sont situés à Turnhout à la réception. S'il y a des problèmes médicaux connus dont nous devons tenir compte, veuillez le signaler à la réception.

POLITIQUE DE PARKING

L'utilisation des places de parking est gratuite.

Les places de stationnement réservées aux personnes handicapées ne peuvent être utilisées que si vous êtes en possession de la carte d'invalidité nécessaire.

Officenter dispose d'un local à vélos.

DES PLACES DE STATIONNEMENT POUR LES VOITURES ÉLECTRIQUES

Officenter dispose de bornes de recharge électrique.

Veuillez déplacer votre voiture une fois la charge terminée afin que les autres clients de Officenter puissent recharger leur voiture.

Si vous conduisez une voiture électrique, veuillez demander aux dames de la réception de vous ajouter au groupe Whatsapp . Ainsi, les utilisateurs peuvent se contacter plus facilement si la voiture doit être déplacée ou si vous avez besoin d'un câble.

BOÎTE AUX LETTRES

Une boîte aux lettres est prévue pour chaque utilisateur. Le numéro et la clé vous sont donnés par la réceptionniste. Chaque matin, le courrier est distribué dans ces boîtes.

AFFRANCHISSEMENT

Nous affranchissons toute votre correspondance. Ce coût sera facturé à 1/1 sur votre facture mensuelle. Vous pouvez déposer vos lettres dans les boîtes aux lettres PRIOR et NON PRIOR à la réception. Les lettres déposées avant 16 heures seront envoyées le jour même. Vous pouvez également déposer chez nous vos envois recommandés et vos envois au kilo. Mentionnez toujours un expéditeur sur votre courrier. Ceci est exigé par le service postal.

En cas d'envoi important, veuillez remettre les documents à envoyer à temps à la réception.

COLLECTION

Le courrier est collecté quotidiennement à 15u45.

PROCURATION POSTALE

Afin d'éviter de devoir être présent chaque fois que le facteur passe avec un courrier recommandé pour vous et de vous épargner le déplacement jusqu'au bureau de poste, nous voulons signer et recevoir votre courrier recommandé pour vous.

Si vous le souhaitez, il vous suffit de remplir le document "demande de carte flexi-power". U

Vous pouvez également le faire en ligne : www.bpost.be

Un flex-procurationpostale signifie que plusieurs personnes peuvent accepter votre courrier si elles peuvent présenter cette carte. Vous devez présenter le document complété, accompagné d'une copie de votre passeport, au bureau de poste ou suivre la procédure en ligne. Nous serons heureux de vous aider !

TÉLÉPHONE - MANUEL

Réponse aux appels :

Vous pouvez répondre à un appel de différentes manières :

• Retirez le combiné (1.) de l'appareil.

• Appuyez sur la touche de ligne (12.) qui clignote actuellement en vert.
• Appuyez sur la touche mains libres/casque (13.).

APPELER UN NUMÉRO :

Vous pouvez composer un numéro de différentes manières :

• Composez le numéro et décrochez le combiné (recommandé).
• Composez le numéro et appuyez sur Composer (20.) et, si nécessaire, décrochez le combiné ou effectuez l'appel en mode mains libres/ via un casque.

• Composez le numéro et appuyez sur Mains libres/Casque (13.).
• Composez le numéro et appuyez sur la touche de ligne (12.) avec laquelle vous souhaitez effectuer l'appel et, si nécessaire, décrochez le combiné ou effectuez l'appel en mains libres/via le casque (13.).

• Décrochez le combiné et composez le numéro. Dans ce cas, vous devez composer le numéro en succession rapide. Après une courte pause, l'appel est automatiquement établi.

TRANSFÉRER UN APPEL AVEC UN RAPPEL :

Pendant que vous êtes en communication, appuyez sur la touche de renvoi d'appel (16.). Entrez le numéro vers lequel vous voulez transférer et appuyez sur la touche Dial (20.) Une fois le transfert terminé, appuyez à nouveau sur la touche de transfert (16.). Si la personne à laquelle vous souhaitez transférer l'appel est occupée, vous pouvez facilement récupérer l'appel en appuyant sur la touche de ligne clignotante (12.).

LE TRANSFERT D'UN APPEL SANS RAPPEL :

Pendant que vous êtes en communication, appuyez sur la touche de renvoi d'appel (16.). Entrez le numéro vers lequel vous voulez rediriger et appuyez à nouveau sur rediriger. L'appel est maintenant dévié immédiatement et sans interphone. Si le poste ne répond pas à l'appel dans les 20 secondes, l'appel sera automatiquement renvoyé vers votre poste (appel de retour).

ATTENDU :

Appuyez sur le bouton d'appel en attente (5.) pour mettre temporairement un appel en attente. Vous pouvez alors tenir une conversation avec un collègue pendant que l'autre partie écoute la musique d'attente. Vous pouvez également transférer l'appelant depuis la zone d'attente.

PICKUP :

Vous pouvez accepter un appel entrant sur un autre poste (par exemple le poste de votre collègue) en composant *8 suivi de KIES ou en appuyant sur Pickup (21.), à condition que le poste du collègue soit dans votre groupe de pickup. Les groupes de prise de ligne et de sonnerie sont configurés par votre administrateur système.

MAINS LIBRES/CASQUE :

Vous pouvez utiliser la touche mains libres (13.) pour acheminer un appel du combiné au haut-parleur mains libres. Si un casque est connecté, il est possible de passer du casque au mains libres en appuyant plusieurs fois sur la touche .

ACTIVER/DÉSACTIVER LE MICROPHONE :

Sans mettre l'appel en attente, vous pouvez désactiver brièvement votre microphone en appuyant sur le bouton du microphone (7.). Dans ce cas, l'autre partie ne peut pas vous entendre, mais vous pouvez l'entendre. Appuyez à nouveau sur le bouton du microphone pour désactiver à nouveau la fonction.

TOUCHES DE LIGNE :

Pendant que vous êtes en communication, il peut arriver que vous receviez un deuxième appel. Vous pouvez accepter cet appel en appuyant sur la touche de ligne clignotante correspondante (12.). Votre interlocuteur actuel sera alors mis en attente (musique). Vous pouvez passer d'un appel à l'autre en appuyant sur la touche de ligne correspondante (L1 ou L2). Chaque partie peut également être transférée.

U kan uw vergaderzaal telefonisch reserveren op nr. 1000 of 1001, per mail turnhout@officenter.eu of aan het onthaal.

RESTAURATION
Un service de traiteur pendant votre réunion ? Vous pouvez choisir entre différentes formules. Boissons et pauses, formules de petit-déjeuner, formules de déjeuner et tapas, formules de journée pour les réunions. Nos assistants chargés des clients satisfaits seront heureux de vous aider à cet égard.

MATÉRIEL AUDIO VISUEL
La télécommande et les câbles peuvent être empruntés à la réception. Beamer, haut-parleurs, microphone et araignée... sont disponibles sur demande. Veuillez toujours rendre le matériel emprunté à la réception.

Pour permettre à tous nos clients d'utiliser nos installations, nous avons introduit les règles suivantes :

POLITIQUE D'UTILISATION ÉQUITABLE SALLES DE RÉUNION

• Si vous réservez une salle de réunion/bureau flexible et que vous ne l'avez pas utilisée après 15 minutes, nous la libérerons pour d'autres clients.
• Nous ne pouvons pas permettre à une entreprise d'utiliser plus de 50% des espaces disponibles en même temps. Bien entendu, des journées d'étude spéciales et autres sont possibles sur demande et les places libres peuvent être libérées à la dernière minute.

Après la réunion, nous vous demandons de laisser la salle en ordre :

• Tableau blanc effaçable.
• Fermez les fenêtres.
• Rapportez tous les documents empruntés à la réception.

OFFICENTER LIEUX DE RÉUNION

Les clients deOfficenter se rencontrent aussi gratuitement dans nos autres établissements !

Officenter A12
Antwerpsesteenweg 124, 2630 Antwerpen
+32 3 870 46 46    –   a12@officenter.eu

Officenter Aalst
Ninovesteenweg 198, 9300 Aalst
+32 53 51 02 00   –   aalst@officenter.eu

Officenter Beringen
Everselstraat 133, 3580 Beringen
+11 43 93 20   –   beringen@officenter.eu

Officenter Genk
Bosdel 54, 3600 Genk
+32 89 32 12 90   –   genk@officenter.eu

Officenter Geel
Kleinhoefstraat 5, 2440 Geel
+32 14 57 00 11    –   geel@officenter.eu

Officenter Hasselt
Hendrik van Veldekesingel 150, 3500 Hasselt
+32 11 87 08 11   –   hasselt@officenter.eu

Officenter Leuven
Grauwmeer 1, 3001 Leuven
+32 16 74 47 70    –   leuven@officenter.eu

Officenter Maastricht
Gelissendomein 8-10 6229 GJ Maastricht ( NL)
+31 43 760 01 00   –   maastricht@officenter.eu

Officenter Pelt
Europalaan 11, 3900 Pelt
+32 11 66 82 30  –   pelt@officenter.eu

Officenter Sint-Truiden
Tongersesteenweg 190, 3800 Sint-Truiden
+32 11 14 00 40  –   sinttruiden@officenter.eu

Officenter Turnhout
Rubensstraat 104, 2300 Turnhout
+32 14 47 08 47   –   turnhout@officenter.eu

Officenter Vilvoorde
Luchthavenlaan 27, 1800 Vilvoorde
T. +32 2 486 30 00   –   vilvoorde@officenter.eu

Officenter Zaventem
Leuvensesteenweg 643, 1930 Zaventem
T. +32 2 616 00   –   zaventem@officenter.eu

GANT - COURTRAI - MALINES

En tant que client de Officenter , vous pouvez utiliser gratuitement les salles de réunion ou coworking dans Parkoffice Gent, Parkoffice Kortrijk, Mechelen Campus deux fois par mois.

N'hésitez pas à demander de plus amples informations à la réception de Officenter et nous serons heureux de faire une réservation pour vous.

Parkoffice Courtrai, Doorniksestraat 63, 8500 Courtrai

Nouvelles des clients

Si vous souhaitez envoyer un mailing aux clients de Officenter, vous pouvez le faire facilement. Nous distribuerons votre message à l'adresse Officenter aux clients d'une agence spécifique ou à toutes les agences.

Voici comment cela fonctionne :

Veuillez créer un e-mail avec la description souhaitée pour votre événement ou votre poste vacant dans le titre, par exemple : "Lunch & Learn Officenter" ou "Poste vacant de vendeur junior".

1. N'utilisez pas de couleurs ou de polices différentes dans le texte du courriel. Ne copiez pas le texte d'un site web existant, car la mise en page de ce site sera envoyée dans le courrier électronique. N'utilisez que du texte brut.
2. En haut du texte, placez une photo de haute qualité correspondant à votre message. N'utilisez pas de collage ou de photo contenant du texte.
3. Pensez à un appel à l'action clair à la fin de votre message. Quel est le but de votre message ? Assurez-vous que le lecteur peut effectuer cette action facilement en cliquant sur un lien vers votre site Web, par exemple.
4. Envoyez votre courriel à : zoubida@officenter.eu

Votre message sera vérifié et, après notre approbation, distribué par e-mail aux clients de Officenter et à leurs employés.