1. Destination
L'utilisateur s'engage à n'utiliser les locaux qu'à titre de bureaux et ne pourra en modifier la destination. Si l'utilisateur utilise les bureaux mentionnés à l'article II, sans l'autorisation de Officenter , pour des activités autres que celles mentionnées à l'article I, cela constituera une infraction grave en vertu de laquelle Officenter pourra demander la résiliation du présent contrat devant le tribunal compétent, ainsi que des dommages-intérêts supplémentaires. Les locaux ne peuvent servir de logement ni être utilisés pour l’exercice d’activités soumises à la loi sur les baux commerciaux. L’utilisateur ne pourra utiliser le local mis à sa disposition, prêt à l’emploi, que pour l’exercice de son activité propre mentionnée à l’article I du contrat. Toute modification ou extension de l’objet social susmentionné devra être soumise au préalable à Officenter pour approbation et acceptée par écrit.
2. Utilisation de l'espace
L'utilisateur s'engage à maintenir en bon état les locaux mis à sa disposition ainsi que les parties communes, et à les utiliser avec toute la diligence requise. Il s'abstiendra d'y exercer des activités bruyantes ou de toute activité susceptible de gêner les autres utilisateurs de l'immeuble ou de nuire de quelque manière que ce soit à la réputation de celui-ci. L'utilisateur ne pourra apporter aucune modification aux locaux sans l'autorisation écrite préalable de Officenter. L'utilisateur ne peut apposer de publicité à l'intérieur et autour de l'immeuble qu'aux emplacements, de la manière et aux conditions fixées par Officenter . Il est interdit de détenir ou d'amener des chiens ou d'autres animaux de compagnie.
3. Description du lieu
Dans la mesure où le bureau mis à disposition contiendrait des meubles différents et/ou supplémentaires par rapport à ceux prévus de manière standard à l'article II des conditions particulières ci-dessus, les parties sont libres d'établir, dès le début et en complément du présent contrat, un état des lieux qui fera partie intégrante du présent contrat, aux frais communs des deux parties.
4. Autres parties
Il est expressément interdit à l'utilisateur de sous-louer, en tout ou en partie, l'espace mis à sa disposition ou de céder, en tout ou en partie, ses droits et obligations découlant du présent contrat, sans l'autorisation écrite de Officenter.
5. Paiement
Le montant, majoré de la TVA due, est payable au moyen de l'ordre de prélèvement susmentionné.
En cas de non-paiement (dans les délais), l'utilisateur sera redevable d'intérêts de retard de 1 % par mois sur les montants facturés impayés, à compter de la date de facturation, après envoi d'une mise en demeure par courrier recommandé.
En cas de défaut de paiement, une indemnité forfaitaire correspondant à 10 % du montant de la facture (avec un minimum de 75 euros et un maximum de 2 500 euros) est en outre due de plein droit et sans mise en demeure préalable.
Les frais matériels liés à chaque mise en demeure de l'utilisateur s'élèvent à un montant forfaitaire de 25 euros. Officenter a en outre droit au remboursement de tous les frais, tels que les frais de recouvrement et les frais de justice, ainsi que les frais et honoraires d'avocat liés aux démarches de recouvrement, tant extrajudiciaires que judiciaires. Ces frais ne sont pas inclus dans l'indemnisation forfaitaire.
En cas de défaut de paiement par l'utilisateur des frais dus pendant une période supérieure à sept (7) jours calendaires, Officenter se réserve en outre le droit, après mise en demeure, de suspendre de plein droit tous les services et, le cas échéant, de résilier immédiatement le contrat conformément à l'article 11.
Toute contestation relative à la facturation supplémentaire de certains services, telle que mentionnée à l'article II, doit être formulée par écrit, de manière motivée et par courrier recommandé, dans un délai de quatorze (14) jours calendaires à compter de la date de facturation, et doit mentionner la date et les références de la facture. Si l'une de ces conditions n'est pas remplie, la contestation sera considérée comme nulle et la facture sera réputée définitivement acceptée.
6. Garantie
À l'expiration du contrat, la caution sera remboursée à l'utilisateur dans les deux mois suivant l'expiration du contrat, après déduction éventuelle des frais liés à des dommages ou d'autres montants dus par l'utilisateur à Officenter au titre du présent contrat. La caution ne portera pas d'intérêts pour l'utilisateur.
7. Indexation
Les redevances contractuelles sont indexées sur la base d'une évaluation des coûts d'utilisation des infrastructures et des services par les utilisateurs d'Officenter . Le calcul est effectué en fonction de l'augmentation des postes de coûts individuels liés aux espaces et services d'Officenter, ainsi que des investissements réalisés et des extensions apportées aux espaces et services communs. Si nécessaire, nos tarifs sont ajustés chaque année au prorata.
8. Assurances
Cela signifie que les utilisateurs n' ont pas besoin de souscrire une assurance responsabilité civile locative distincte pour les postes de travail / infrastructures qu'ils utilisent sur Officenter.
Officenter assure également, aux frais des utilisateurs, à hauteur de 1 800 euros par poste de travail (en valeur réelle), les effets personnels de l'utilisateur. Ces biens sont couverts par une assurance multirisques : incendie, explosion, dégâts des eaux et catastrophes naturelles. Ils ne sont pas assurés contre le vol et le vandalisme. Si les effets personnels de l'utilisateur dépassent le montant de 1 800,00 euros par poste de travail, l'utilisateur doit souscrire lui-même une assurance contenu pour couvrir ce supplément.
Par ailleurs, l'utilisateur déclare expressément renoncer à tout recours qu'il pourrait exercer à l'encontre de Officenter ou d'autres utilisateurs du centre de services et de bureaux Officenter , conformément aux articles 1386 et 1721, paragraphe 2, du Code civil. Cette renonciation ne s'applique pas en cas de faute grave ou intentionnelle. Officenter garantit, tant en son nom propre et pour son propre compte qu'au nom et pour le compte de l'utilisateur :
La présente police doit prévoir la renonciation au recours qu'Officenter, les autres utilisateurs ou leur assureur (en cas de subrogation) pourraient exercer à l'encontre de l'utilisateur, le cas échéant, en vertu des articles 1302, 1382 à 1386 et 1733 du Code civil.
L'utilisateur et Officenter devront prouver l'existence des assurances susmentionnées en présentant une copie des polices signées, dès l'entrée en vigueur du présent contrat. En outre, les contrats d'assurance devront stipuler que toute interruption ou réduction de la couverture des risques ne sera opposable que trente jours après que les assureurs en auront informé la partie concernée par lettre recommandée.
9. Autorisation d'établissement
L'utilisateur est tenu de respecter les formalités légales requises pour l'exercice de ses activités. Officenter ne saurait être tenu responsable si, en raison de l'absence des autorisations ou des dispositions nécessaires, l'utilisateur est contraint de cesser tout ou partie de son activité ou de prendre des dispositions particulières supplémentaires.
10. Responsabilité
Si des circonstances surviennent dans le bâtiment, indépendamment de la volonté de Officenter, l'utilisateur ne pourra prétendre à aucune indemnisation au titre des nuisances qui en résulteraient, sauf si un manquement contractuel de la part de Officenter est, directement ou indirectement, à l'origine de ces circonstances.
Officenter n'est pas responsable des travaux et services effectués pour le compte de l'utilisateur à la demande ou par l'intermédiaire de Officenter . Officenter n'est responsable qu'en cas de faute grave, d'intention délibérée ou de fraude commises par elle-même ou par ses préposés dans le cadre des travaux et services fournis au profit de l'utilisateur. Officenter n'est pas responsable des défauts visibles ou invisibles des biens mis à disposition.
La réalisation des travaux d'entretien et de réparation nécessaires ne donne en aucun cas droit à l'utilisateur à une indemnisation ou à une réduction de la rémunération convenue. Si un litige administratif ou judiciaire est intenté à l'encontre de Officenter en raison de l'activité ou de la présence de l'utilisateur dans l'espace mis à sa disposition, l'utilisateur s'engage à intervenir volontairement dans tout litige intenté à l'encontre de Officenter et à indemniser intégralement Officenter .
11. Durée du contrat et résiliation
Le contrat est conclu pour une durée déterminée, telle que définie à l'article III des conditions particulières. Si le contrat est conclu pour une période de 12 mois, il ne prendra pas fin avant l'expiration de ce délai et pourra alors être résilié à tout moment par l'utilisateur à compter du 13e mois, par lettre recommandée, moyennant un préavis de 3 mois.
Si le contrat n'est pas résilié conformément aux dispositions contractuelles ou conventionnelles, ou si l'utilisateur a continué à occuper les locaux au-delà de la durée convenue sans opposition de la part d'Officenter, le contrat sera tacitement reconduit pour une durée indéterminée aux mêmes conditions, étant entendu que, le contrat, après prolongation, puisse être résilié à tout moment par lettre recommandée, moyennant un préavis de 3 mois.
Le délai de préavis prend effet le premier jour du mois suivant la date d'envoi de la lettre recommandée.
Officenter a le droit de résilier le contrat avec effet immédiat par lettre recommandée, en cas de défaut de paiement par l'utilisateur de la redevance mentionnée à l'article IV, en cas de non-respect d'autres dispositions du présent contrat, ainsi qu'en cas de faillite, de liquidation, d'insolvabilité manifeste ou de modification de la situation juridique de l'utilisateur.
En cas de résiliation du contrat, l'utilisateur procédera immédiatement à toutes les modifications nécessaires concernant son adresse postale et son siège social, et ce dans les 30 jours suivant la résiliation du présent contrat. Si le changement de siège social n'est pas effectué, des frais de 125 euros par mois seront facturés, sans préjudice du droit à l'indemnisation du préjudice réellement subi. À la fin du présent contrat, pour quelque raison que ce soit, l'utilisateur devra libérer l'espace mis à sa disposition, à l'exception de tous les biens qui, conformément à l'article II des conditions particulières et à un état des lieux établi entre les parties au début du contrat (article 3 des conditions générales), font partie du mobilier d'Officenter, et remettre les lieux à Officenter , dûment nettoyés et dans leur état d'origine.
Un état des lieux de sortie du mobilier et un état des lieux des lieux seront établis au plus tard le dernier jour du contrat, une fois que l'utilisateur aura libéré les lieux : les frais y afférents seront supportés à parts égales par les deux parties.
Si, après la résiliation du contrat, des biens de l'utilisateur se trouvent encore dans l'espace mis à disposition, Officenter est en droit de les retirer de plein droit et sans mise en demeure, aux frais et aux risques de l'utilisateur, ou de les considérer comme acquis.
12. Dissolution judiciaire
En cas de résiliation du contrat à l'initiative de l'utilisateur, celui-ci sera redevable à Officenter d'une indemnité égale à trois fois la redevance mensuelle contractuelle (hors TVA), majorée de tous les frais ou dépenses découlant de la résiliation, et sans préjudice des montants dus au titre des obligations contractuelles prévues par le présent contrat.
13. Violations contractuelles
Toute violation des dispositions du présent contrat est considérée comme un fait justifiant la résiliation du contrat à la charge de la partie en infraction.
14. Accès / surveillance
Officenter L'accès se fait par la porte d'entrée principale du lundi à 8 h au jeudi à 17 h 30, et le vendredi de 8 h à 17 h. En dehors de ces horaires, un système électronique de contrôle d'accès est activé. Chaque utilisateur reçoit à cet effet une clé personnalisée, pour laquelle une caution est demandée. Les espaces communs d'Officenter sont équipés d'un système de vidéosurveillance. Officenter est équipé d'un système d'alarme. Si l'utilisateur déclenche ce système en utilisant de manière abusive les issues de secours ou en pénétrant dans des zones non autorisées équipées d'une alarme, des frais supplémentaires lui seront facturés (patrouille supplémentaire de la société de sécurité).
15. Utilisation des contenus partagés – Politique d'utilisation équitable
Officenter met à la disposition des utilisateurs du centre de bureaux et de services un conteneur pour le papier et le carton ainsi qu'un conteneur pour les déchets résiduels. Les déchets ménagers et le plastique peuvent être déposés dans les poubelles situées dans les cuisines communes. Il est formellement interdit aux utilisateurs de déposer ou de laisser des déchets dans les parties communes du centre. Il est également interdit d'entreposer dans les parties communes des meubles ou des biens mobiliers appartenant à l'utilisateur. Il est interdit d’utiliser, dans les locaux mis à disposition, des systèmes audio et autres équipements de telle sorte que le son soit audible à l’extérieur de ces locaux. Ce n’est que le samedi que les utilisateurs de Officenter seront autorisés à procéder au déménagement de leurs biens mobiliers, ou après autorisation de Officenter. Les utilisateurs veilleront à ne causer aucun dommage aux parties communes lors du déménagement, sous peine de devoir indemniser les dommages causés à la première demande de Officenter. Il est expressément interdit aux utilisateurs de laisser dans les parties communes, à l’exception des cuisines communes, de la vaisselle, des verres et des couverts utilisés. Afin de permettre à tous les utilisateurs de profiter des installations et d’éviter de devoir restreindre l’utilisation des salles de réunion, les règles suivantes s’appliquent :
16. Infrastructure informatique
Les utilisateurs de Officenter sont tenus d'utiliser l'infrastructure réseau et les services de téléphonie mis à disposition par Officenter , ainsi que les appareils fournis. Tout équipement supplémentaire de télécommunication et de transmission de données que l'utilisateur souhaiterait utiliser doit d'abord être soumis à l'approbation de Officenter, afin de préserver la qualité de notre environnement informatique.
17. Entretien
Officenter assure l'entretien des locaux mis à disposition une fois par semaine. Si l'utilisateur souhaite un entretien supplémentaire dans le local qui lui est attribué, celui-ci lui sera facturé en supplément. Une fois par mois, les vitres du bâtiment sont nettoyées à l'intérieur comme à l'extérieur. Il est formellement interdit aux utilisateurs de faire appel à leur propre personnel de nettoyage pour l'entretien des bureaux et des vitres.
18. Services
Les utilisateurs peuvent déposer leur courrier à affranchir à la réception tous les jours jusqu'à 16h00 au plus tard. Officenter garantit une transmission efficace des fax entrants (fax to mail), ainsi qu'une discrétion professionnelle quant à leur contenu. Les fax envoyés et les appels téléphoniques passés sont facturés mensuellement Officenter met à disposition un service professionnel d'impression, de numérisation et de photocopie. Une facturation mensuelle est établie en fonction de la consommation.
19. Compétence
Le droit belge s'applique exclusivement et les tribunaux belges sont seuls compétents pour connaître de tout litige relatif à la validité, à l'interprétation et à l'exécution du présent contrat. Les parties conviennent de porter tout litige relatif à la validité, à l'interprétation et à l'exécution du présent contrat devant le tribunal.
20. Acceptation
L'utilisateur reconnaît expressément et sans réserve connaître et accepter toutes les dispositions du présent contrat.
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