Tout ce qu'il faut savoir sur Officenter

Tout ce qu'il faut savoir
À propos d'Officenter
Tout ce que vous devez savoir sur Officenter

Bienvenue

Nos Happy Client Assistants à la réception sont là pour vous avec un sourire tous les jours pendant les heures d'ouverture.

Lundi 8h00 - 17h30
Mardi 8h00 - 17h30
Mercredi 8h00 - 17h30
Jeudi 8h00 - 17h30
Vendredi 8h00 - 17h30
fermé le samedi
fermé le dimanche
Numéros internes :
Réception : 9001 et 9002
Bistro d'Office : 9003
Informations générales :

Sécurité, alarme

Le bureau est sécurisé par une alarme et équipé d'une caméra de surveillance.

Par la ou les entrées principales, Officenter est accessible du lundi 08h00 au jeudi 17h30 et le vendredi de 08h00 à 17h00. En dehors de ces heures, un contrôle d'accès électronique est mis en place et seuls les utilisateurs munis d'un badge personnalisé peuvent entrer dans le bâtiment. Seuls les clients disposant d'un bureau permanent dans l'agence se verront remettre un badge d'accès. Les parties communes d'Officenter sont équipées de caméras de surveillance et d'un système d'alarme. Si l'utilisateur les déclenche en utilisant les portes de secours de manière inappropriée ou s'il pénètre dans des zones d'alarme non autorisées, des frais peuvent être facturés (patrouille supplémentaire de l'entreprise de sécurité).

Interphone

Si vous souhaitez recevoir des visiteurs après l'heure de fermeture, ils peuvent vous joindre directement via le téléphone extérieur.

A l'extérieur, à l'entrée principale, vous trouverez le téléphone extérieur/parallèle avec la liste des numéros de téléphone des bureaux permanents et des salles de réunion. Les visiteurs peuvent appeler votre bureau en dehors des heures de bureau et vous pouvez utiliser la touche "porte ouverte" de votre téléphone pour ouvrir la porte extérieure. Pour des raisons de sécurité, il est conseillé d'aller chercher vos invités à la porte d'entrée en dehors des heures de bureau.

Portes de secours

Les portes de secours sont en permanence sous alarme. L'ouverture d'une des portes de secours déclenche l'alarme et la centrale d'alarme est avertie. Les portes de secours ne peuvent être utilisées qu'en cas d'urgence.

Les fenêtres sont également sous alarme entre 22 heures et 7 heures et ne doivent donc pas être ouvertes pendant cette période. Si les fenêtres sont ouvertes pendant cette période, l'alarme se déclenche et la salle de contrôle de notre société de sécurité est avertie.

Caméras

Officenter dispose de caméras dans les parties communes. Ces images restent disponibles sur notre serveur pendant 30 jours.

La ronde de G4S

Une patrouille de G4S vérifie le bâtiment chaque nuit pour voir s'il y a quelque chose de suspect, si des fenêtres sont ouvertes... L'employé de G4S a accès au bâtiment avec un badge.

Copie - impression - numérisation - télécopie

Une photocopieuse couleur est disponible à la réception et à chaque étage. Vous ne pouvez l'utiliser qu'avec un code personnel, que vous pouvez obtenir auprès de nos Happy Client Assistants.

Le copieur peut également être utilisé pour la numérisation et l'impression. Le papier est rempli quotidiennement par nos soins. Si les bacs sont de toute façon vides, appelez-nous et nous les remplirons immédiatement.

Veuillez toujours abaisser le couvercle du copieur. Cela permet de protéger la plaque de verre.

Imprimer

Pour installer l'imprimante, nous nous ferons un plaisir de vous aider ou vous pouvez obtenir un manuel à la réception.

Copie

  • Saisissez le code créé pour vous et appuyez sur login
  • Placez le document à copier dans le chargeur ou sur la vitre du scanner
  • Appuyer sur start (bouton vert)
  • N'oubliez pas d'apporter l'original
  • Appuyez sur la touche de désinscription

Scanner

  • Saisissez votre code et appuyez sur le bouton "Connexion".
  • Placez le document à numériser dans le chargeur ou sur la vitre du scanner.
  • Appuyez sur la touche "send" du clavier, puis sur "enter e-mail address" à l'écran.
  • Cliquez sur "Presser l'e-mail" et utilisez le clavier à l'écran pour saisir l'adresse.
  • Appuyez sur OK - OK à nouveau - appuyez sur start (bouton vert).
  • Votre document sera envoyé.
  • Appuyez sur déconnexion.

Fax à envoyer par la poste

Officenter dispose de son propre système de fax par courrier. Dès qu'un fax est envoyé ou qu'il arrive, il est converti en courrier.

Vous avez le choix entre utiliser le numéro de fax général d'Officenter (les courriers ne sont transmis que pendant les heures de bureau) ou avoir votre propre numéro de fax à envoyer par courrier.

Liste de prix des services supplémentaires

Coûts de répercussion standard
Franking/mailsera facturé le 1/1
Scans0,02 €/pièce
Copies€0.06/pièce
Copies couleur€0.16/pièce
Tél. domestique0,06 €/min
Tél. à l'étranger à partir de0,06 € à 0,60 €/min
Marqueur pour tableau blanc / 4 pièces4,25 €/4 pièces
Marqueur pour tableau blanc1,25 €/pièce
Couverture marron avec€0.68/pièce
fond Couverture brune€0.68/pièce
avec recharge Boîte Postpack2,5 €/pièce
grande boîte postale petite1,5 €/pièce
Chemise en plastique€0.57/pièce
Coûts de maintenance
Entretien du bureau (demande supplémentaire)26,25 € / heure
Service de bricolage 30,00 € / heure
Nettoyage de vitres6,25 € / pièce
Services de secrétariat supplémentaires sur demande
Services de secrétariat€ 35.00 /pièce
Boîtes d'archives3,50 € / pièce
Reliure de livrets (système wire-o/ring)2,85 € / pièce
Étiquettes0,06 € / pièce
Feuille d'étiquettes Longue3,00 € / pièce
Câble téléphonique7,25 € / pièce
Plastification€0.50 / feuille
Paquet de papier A3€ 15.00 / pièce
Paquet de papier A46,75 € / pièce
Couverture blanche0,15 € / pièce
Couverture marron0,57 € / pièce
Services informatiques supplémentaires
Câble Internet7,00 €/pièce
Serveur petit dans le rack€ 50.00 / mois
Serveur de grande taille dans un rack100,00 €/mois
Adresse IP10,25 € par mois
Compte VPN SSL5,25 € / mois
Fax à envoyer par la poste3,00 € / mois
WiFi au sein de son propre réseau (VLAN)
dans ses propres locauxgratuit
Branche propre+1 autre branche€ 10.00 / mois
Dans toutes les branches€ 25.00 / mois
Meubles supplémentaires
Armoire supplémentaire€ 10.00 / mois
Location de rayonnages d'archives€ 15.00 / mois
Services complémentaires
Publicité extérieure Hasselt (hors création/placement)74,50 € / mois
Publicité extérieure autres sites (disposition/création/emplacement/utilisation)€ 45.00 / mois
Badge de garantie€ 27.50 / pièce
Remplacement des clés de bureau€ 27.50 / pièce
Remplacement des clés de bureau€ 44.50 / pièce
Service de repassageTitres-services

Bicyclette et service de repassage

Cyclisme
Officenter est heureux de mettre ces vélos à votre disposition pour vos déplacements.

Pratique pour les trajets courts ; bon pour la santé et pour l'empreinte carbone.

Quelques points d'intérêt :
Officenter n'est pas responsable des dommages causés à d'autres personnes (accident de la circulation) pendant qu'ils font du vélo.
Cela doit être réglé par l'assurance responsabilité civile de votre entreprise.

Officenter n'est pas responsable des dommages physiques ou matériels subis par le cycliste lui-même.
L'assurance accident du travail ou l'assurance accident personnelle doivent être prises en compte.

Si vous endommagez vous-même nos vélos, Officenter se réserve le droit de récupérer ces dommages. Veuillez donc rouler prudemment. Et n'oubliez pas de toujours verrouiller le vélo et de l'attacher à un point fixe pour éviter les vols.

Avantages@Officenter

Benefits@Officenter offre à nos clients et à leurs employés de nombreux avantages et réductions en Belgique et à l'étranger. Grâce à votre adresse e-mail, vous pouvez vous inscrire facilement et gratuitement sur la plateforme. Une fois que vous avez un compte, vous pouvez immédiatement profiter des réductions, à tout moment et en tout lieu.

Visitez le site https://officenter.benefitsatwork.be/

La méthode de réduction peut être différente pour chaque prestation : en ligne avec un code promo sur une boutique en ligne, en affichant un coupon de réduction (mobile) dans un magasin, par le biais d'une boutique de billets en ligne...

Nous ajoutons régulièrement de nouvelles réductions au programme.

Vous ne voulez pas manquer une réduction ? Inscrivez-vous à la lettre d'information mensuelle de Benefits@Work !

Plan du terrain Aalst

Plan de masse -1
Rez de chaussée
Etage 1

Cuisines - douches - sanitaires - déchets - flexrelax

Cuisines

Chaque kitchenette est équipée de sacs Officenter, de soucoupes, de couverts, de serviettes, de torchons, etc. provenant des placards de la cuisine et que vous pouvez utiliser librement. Comme il est bon que tout le monde puisse profiter d'une cuisine propre, nous vous demandons de mettre les sacs, soucoupes, couverts... sales dans le lave-vaisselle et de laisser l'évier en ordre. La cuisine est nettoyée tous les jours et le réfrigérateur est entièrement vidé tous les samedis. Un four à micro-ondes, une cafetière et une bouilloire sont également à votre disposition.

Douches

Vous pouvez utiliser nos douches. Elles sont situées au 2ème étage, juste en face des escaliers. Veuillez laisser les douches en ordre après utilisation.

Fumer

Il est interdit de fumer dans les bâtiments de l'Officenter, mais nous disposons d'un espace fumeur agréable que vous pouvez utiliser.

Animaux de compagnie

Les animaux domestiques ne sont pas autorisés dans le bâtiment.

Restauration

La restauration est assurée exclusivement par Officenter.

Gestion des déchets

Les poubelles des bureaux sont vidées tous les samedis. Si vous souhaitez qu'elles soient vidées entre-temps, vous pouvez les déposer devant votre bureau à la fin de la journée et la femme de ménage les videra le soir. Les cuisines communes disposent également de poubelles où vous pouvez trier vos déchets.

Déchiquetage de papier en toute sécurité

Nous disposons d'un conteneur dans lequel vous pouvez déposer vos documents confidentiels en vue de leur destruction. Ce conteneur est collecté une fois par mois pour être détruit.

Flexrelax

Notre Flexrelax est l'endroit idéal pour une petite sieste ou un bref moment de détente dans les fauteuils de massage.

Nos parties communes sont nettoyées quotidiennement. Si vous constatez
(lampe cassée, toilettes qui continuent de couler, rouleau de serviette qui n'est pas en place, etc.
veuillez le signaler à la réception.

Le Flexrelax est situé au 2ème étage, à côté du bureau Flex n°6.

Numéros d'urgence

En cas d'urgence

Les numéros d'urgence sont affichés à l'entrée, à la réception et à chaque étage.

Réception pendant les heures de bureau (08.30-17.30) +32 53 51 02 00 (9001)

Service médical d'urgence - Pompiers - Police

Police d'Alost : 112

Hôpital Notre-Dame : +32 53 73 27 27

Urgences Hôpital Notre-Dame : +32 53 72 42 48

Hôpital ASZ : +32 53 76 41 11

Sortie de secours

Les sorties de secours à Alost sont situées en face de l'ascenseur dans la cage d'escalier, à gauche et à droite du bâtiment.

Dispositif AED + premiers secours :

L'appareil AED et la boîte de premiers secours se trouvent dans le hall d'entrée. Si vous avez des problèmes médicaux connus dont nous devons tenir compte, veuillez en informer la réception.

Politique de stationnement

Politique de stationnement

  • L'utilisation des places de parking est gratuite.
  • Les places de stationnement réservées aux personnes handicapées ne peuvent être utilisées que si vous êtes en possession de la carte d'invalidité nécessaire.
  • Officenter dispose d'un abri à vélos.

Places de stationnement pour voitures électriques

Officenter dispose de bornes de recharge électrique. Nous vous demandons de déplacer votre voiture une fois le chargement terminé, afin que les autres clients d'Officenter puissent également recharger leur voiture.

Si vous conduisez une voiture électrique, demandez aux réceptionnistes de vous ajouter au groupe Whatsapp. De cette manière, les utilisateurs pourront se joindre plus facilement si la voiture doit être déplacée ou si vous avez besoin d'un câble.

Traitement du courrier

Boîte aux lettres

Une boîte aux lettres est fournie à chaque utilisateur. Le numéro et la clé vous sont remis par l'Happy Client Assistant. Chaque matin, le courrier est distribué dans ces boîtes.

Affranchissement

Nous affranchissons toute votre correspondance. Ce coût est facturé 1/1 sur votre facture mensuelle. Vous pouvez déposer vos lettres dans les boîtes aux lettres PRIOR et NON PRIOR à la réception. Les lettres déposées avant 15 heures sont envoyées le jour même.
Vous pouvez également déposer vos envois recommandés et vos envois au kilo chez nous.
Mentionnez toujours un expéditeur sur vos envois. Cette mention est exigée par les services postaux.
En cas d'envoi important, veuillez déposer à temps à la réception les envois à expédier.

Collection

Le courrier est relevé tous les jours vers 15 heures.

Procuration postale

Pour vous éviter d'être présent à chaque fois que le facteur vient vous apporter un courrier recommandé et pour vous éviter de vous rendre au bureau de poste, nous souhaitons nous inscrire et recevoir votre courrier recommandé à votre place.

Si vous le souhaitez, il vous suffit de remplir le document "demande de carte de procuration postale flex". Vous pouvez également le faire en ligne : www.bpost.be.

Une procuration postale flexible signifie que plusieurs personnes peuvent accepter votre courrier si elles peuvent présenter cette carte. Vous devez présenter le document rempli ainsi qu'une copie de votre passeport au bureau de poste ou suivre la procédure en ligne.
Nous nous ferons un plaisir de vous aider !

Manuel du téléphone

Réponse à l'appel

Vous pouvez répondre à un appel de plusieurs manières :

  • Retirez le combiné (1.) de l'appareil.
  • Appuyez sur la touche de ligne (12.) qui clignote en vert.
  • Appuyez sur la touche mains libres/casque (13.).

Composer le numéro

Vous pouvez composer un numéro de différentes manières:

  • Composez le numéro et décrochez le combiné (recommandé).
  • Composez le numéro et appuyez sur Composer (20.) et, si nécessaire, décrochez le combiné ou effectuez l'appel en mode mains libres/ via un casque.
  • Composez le numéro et appuyez sur handsfree/headset (13.).
  • Composez le numéro et appuyez sur la touche de ligne (12.) avec laquelle vous souhaitez effectuer l'appel et, si nécessaire, décrochez le combiné ou effectuez l'appel en mains libres/via le casque (13.).
  • Décrochez le combiné et composez le numéro. Dans ce cas, composez les numéros l'un après l'autre. Après une courte pause, l'appel est effectué automatiquement.

Transfert d'appel avec rappel

Lorsque l'appel est en cours, appuyez sur Transfert (16.). Composez le numéro vers lequel vous souhaitez transférer l'appel et appuyez sur Composer (20.) Une fois l'appel transféré, appuyez à nouveau sur Transfert (16.). Si la personne à qui vous souhaitez transférer l'appel est occupée, vous pouvez facilement récupérer l'appel en appuyant sur la touche de ligne clignotante (12.).

Renvoi d'appel sans consultation

En cours d'appel, appuyez sur transfert (16.). Composez le numéro vers lequel vous souhaitez transférer l'appel et appuyez à nouveau sur transfert. L'appel est transféré immédiatement et sans rappel. Si ce poste ne répond pas à l'appel transféré dans les 20 secondes, l'appel sera automatiquement renvoyé vers votre poste (appel de retour).

Tenir

En appuyant sur la touche de mise en attente (5.), vous mettez temporairement un appel en attente. Vous pouvez alors parler à un collègue pendant que le correspondant écoute la musique d'attente. A partir de la fonction de mise en attente, vous pouvez également transférer l'appelant.

Pickup

Vous pouvez répondre à un appel entrant sur un autre poste (par exemple le poste de votre collègue) en appuyant sur *8 suivi de KIES ou en appuyant sur Pickup (21.), La condition préalable est que le poste de ce collègue soit dans votre groupe pickup. La condition préalable est que le poste de ce collègue fasse partie de votre groupe pickup. Les groupes pickup et les groupes d'appel sont définis par votre administrateur système.

Mains libres/casque :

Vous pouvez utiliser la touche mains libres (13.) pour diriger un appel du combiné vers le haut-parleur mains libres. Si un casque est connecté, il peut être possible de basculer entre le casque et le mains libres en appuyant plusieurs fois sur la touche.

Activation/désactivation du microphone

La touche microphone (7.) vous permet de désactiver brièvement votre microphone sans mettre l'appel en attente. Dans ce cas, le correspondant ne vous entend pas, mais vous l'entendez. Une nouvelle pression sur la touche micro désactive cette fonction.

Touches de ligne

Pendant un appel, il se peut que vous receviez un deuxième appel. Vous pouvez y répondre en appuyant sur la touche de ligne clignotante correspondante (12.). Votre correspondant est alors mis en attente (musique). Vous pouvez passer d'un appel à l'autre en appuyant sur la touche de ligne correspondante (L1 ou L2). Chaque correspondant peut également être transféré.

Salles de réunion Aalst

Salles de réunionOccupationNuméro interne
Salle jaune (chaises hautes)89012
Chambre blanche (sans fenêtre)89014
Salle orange109011
Chambre violette129010
Chambre noire129015
Chambre rose129068
Chambre rouge149009
Chambre bleue209020
Chambre verte209013
Flex 129004
Flex 229005
Flex 3 29006
Flex 429007
Flex 529008
Flex 629028
Salon Flex29018

Vous pouvez réserver votre salle de réunion par téléphone au numéro 9001 ou 9003, par e-mail aalst@officenter.eu ou verbalement à la réception.

Restauration

Un traiteur pendant votre réunion ? Vous avez le choix entre différentes formules. Boissons et pauses, formules petit-déjeuner, formules déjeuner et tapas, formules journée pour les réunions... Nos Happy Client Assistants se feront un plaisir de vous aider.

Matériel audiovisuel

La télécommande et les câbles peuvent être empruntés à la réception. Un beamer, des haut-parleurs, un microphone, etc. sont disponibles sur demande. Veuillez rapporter le matériel emprunté à la réception après utilisation.

Afin de permettre à tous nos clients d'utiliser nos installations, nous avons mis en place les règles suivantes :

Politique d'utilisation équitable des salles de réunion

  • Si vous réservez une salle de réunion/un bureau flexible et que vous ne l'avez pas utilisé après 15 minutes, nous le rendrons à d'autres clients.
  • Nous ne pouvons pas permettre à une entreprise d'occuper plus de 50 % des places disponibles en même temps. Bien entendu, des journées d'étude spéciales et autres sont possibles après accord et les espaces libres peuvent être mis à disposition à la dernière minute.

Après la réunion, nous vous demandons de laisser la salle en ordre :

  • Tableau blanc effaçable.
  • Remettre tous les documents empruntés à la réception.

Lieux de réunion

Les clients officiers se rencontrent également gratuitement dans nos autres agences !

Nouvelles des clients

Nouvelles des clients

Si vous souhaitez envoyer un mailing aux clients d'Officenter, vous pouvez le faire facilement. Nous distribuons votre message aux clients Officenter d'une agence spécifique ou à toutes les agences.

Voici comment cela fonctionne

Créez un e-mail avec la description souhaitée pour votre événement ou votre poste vacant dans le titre, par exemple, "Lunch & Learn Officer" ou "Job junior sales" :

  1. N'utilisez pas de couleurs ou de polices différentes dans le texte du courrier électronique. Ne copiez pas le texte d'un site web existant, car le formatage de ce site sera envoyé avec le courrier électronique. N'utilisez que du texte simple.
  2. En haut du texte, placez une photo de haute qualité qui correspond à votre message. N'utilisez pas de collage ou de photo contenant du texte.
  3. Pensez à un appel à l'action clair pour conclure votre message. Quel est l'objectif de votre message ? Assurez-vous que le lecteur peut facilement passer à l'action en cliquant sur un lien vers votre site web, par exemple.
  4. Envoyer un courriel à : zoubida@officenter.eu

 

Votre message sera examiné et, une fois approuvé par nous, distribué par courrier électronique aux clients d'Officenter et à leurs employés.

Questions fréquemment posées

Quels sont les services offerts par Officenter ?
Bureaux privés fixes, espaces de coworking (flexibles et fixes), bureaux virtuels, salles de réunion, studios.
Où se trouvent les bureaux d'Officenter ?
GeelAlost, Anvers, Hasselt, Louvain, Maastricht, Turnhout, Vilvorde, Zaventem, Malines, Beringen, Saint-Trond, Genk et Pelt.
Quelles sont les heures d'ouverture d'Officenter ?
Du lundi au vendredi de 8h à 17h30. Nous sommes joignables par téléphone dans chaque agence de 8h30 à 17h. Les clients disposent d'un badge d'accès et ont un accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Quelle est la différence entre un bureau permanent et un espace de coworking ?
Un bureau fixe est un bureau privé fermant à clé, entièrement meublé et prêt à être emménagé. Un espace de coworking offre des espaces de travail flexibles où vous partagez un bureau avec d'autres entrepreneurs dans un espace commun.
Quelles sont les installations comprises dans un bureau permanent ?
Les commodités d'un bureau permanent comprennent l'accès à l'internet par wifi et par câble, une imprimante multifonction, l'utilisation illimitée des salles de réunion et des bureaux flexibles (dans tous les Officenters), les services publics, les services de restauration, la réception, les services postaux et téléphoniques, la maintenance, le service informatique, les places de parking gratuites, les bornes de recharge électrique, l'assurance, l'impôt foncier.
En savoir plus
Quels sont les services offerts par Officenter ?
Bureaux privés fixes, espaces de coworking (flexibles et fixes), bureaux virtuels, salles de réunion, studios.
Où se trouvent les bureaux d'Officenter ?
GeelAlost, Anvers, Hasselt, Louvain, Maastricht, Turnhout, Vilvorde, Zaventem, Malines, Beringen, Saint-Trond, Genk et Pelt.
Quelles sont les heures d'ouverture d'Officenter ?
Du lundi au vendredi de 8h à 17h30. Nous sommes joignables par téléphone dans chaque agence de 8h30 à 17h. Les clients disposent d'un badge d'accès et ont un accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Quelle est la différence entre un bureau permanent et un espace de coworking ?
Un bureau fixe est un bureau privé fermant à clé, entièrement meublé et prêt à être emménagé. Un espace de coworking offre des espaces de travail flexibles où vous partagez un bureau avec d'autres entrepreneurs dans un espace commun.
Quelles sont les installations comprises dans un bureau permanent ?
Les commodités d'un bureau permanent comprennent l'accès à l'internet par wifi et par câble, une imprimante multifonction, l'utilisation illimitée des salles de réunion et des bureaux flexibles (dans tous les Officenters), les services publics, les services de restauration, la réception, les services postaux et téléphoniques, la maintenance, le service informatique, les places de parking gratuites, les bornes de recharge électrique, l'assurance, l'impôt foncier.
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