Nos Happy Client Assistants à la réception sont là pour vous avec un sourire tous les jours pendant les heures d'ouverture.
Le Officenter est sécurisé par une alarme et équipé d'une caméra de surveillance.
Officenter est accessible par la ou les entrées principales du lundi à 8 h 00 au jeudi à 17 h 30 et le vendredi de 8 h 00 à 17 h 00. En dehors de ces horaires, un système de contrôle d'accès électronique est activé et seuls les utilisateurs disposant d'un badge personnalisé peuvent entrer dans le bâtiment. Seuls les clients disposant d'un bureau fixe au sein du site reçoivent un badge d'accès. Les espaces communs d’ Officenter sont équipés d’un système de vidéosurveillance et d’un système d’alarme. Si l’utilisateur déclenche ce dernier en utilisant de manière abusive les issues de secours ou en pénétrant dans des zones non autorisées équipées d’une alarme, des frais supplémentaires pourront lui être facturés (patrouille supplémentaire de la société de sécurité).
Interphone
Si vous souhaitez recevoir des visiteurs après l'heure de fermeture, ils peuvent vous joindre directement via le téléphone extérieur.
A l'extérieur, à l'entrée principale, vous trouverez le téléphone extérieur/parallèle avec la liste des numéros de téléphone des bureaux permanents et des salles de réunion. Les visiteurs peuvent appeler votre bureau en dehors des heures de bureau et vous pouvez utiliser la touche "porte ouverte" de votre téléphone pour ouvrir la porte extérieure. Pour des raisons de sécurité, il est conseillé d'aller chercher vos invités à la porte d'entrée en dehors des heures de bureau.
Portes de secours
Les portes de secours sont en permanence sous alarme. L'ouverture d'une des portes de secours déclenche l'alarme et la centrale d'alarme est avertie. Les portes de secours ne peuvent être utilisées qu'en cas d'urgence.
Les fenêtres sont également sous alarme entre 22 heures et 7 heures et ne doivent donc pas être ouvertes pendant cette période. Si les fenêtres sont ouvertes pendant cette période, l'alarme se déclenche et la salle de contrôle de notre société de sécurité est avertie.
Caméras
Officenter dispose de caméras dans les parties communes. Ces images restent disponibles pendant 30 jours sur notre serveur.
La ronde de G4S
Une patrouille de G4S vérifie le bâtiment chaque nuit pour voir s'il y a quelque chose de suspect, si des fenêtres sont ouvertes... L'employé de G4S a accès au bâtiment avec un badge.
Une photocopieuse couleur est disponible à la réception et à chaque étage. Vous ne pouvez l'utiliser qu'avec un code personnel, que vous pouvez obtenir auprès de nos Happy Client Assistants.
Le copieur peut également être utilisé pour la numérisation et l'impression. Le papier est rempli quotidiennement par nos soins. Si les bacs sont de toute façon vides, appelez-nous et nous les remplirons immédiatement.
Veuillez toujours abaisser le couvercle du copieur. Cela permet de protéger la plaque de verre.
Imprimer
Pour installer l'imprimante, nous nous ferons un plaisir de vous aider ou vous pouvez obtenir un manuel à la réception.
Copie
Scanner
Fax à envoyer par la poste
Officenter dispose de son propre système de conversion de fax en e-mail. Dès qu'un fax est envoyé ou reçu, il est converti en e-mail.
Vous avez le choix entre utiliser le numéro de fax général Officenter (les e-mails ne sont transférés que pendant les heures de bureau) ou disposer de votre propre numéro de fax vers e-mail.
| Franking/mail | sera facturé le 1/1 |
| Scans | 0,02 €/pièce |
| Copies | €0.06/pièce |
| Copies couleur | €0.16/pièce |
| Tél. domestique | 0,06 €/min |
| Tél. à l'étranger à partir de | 0,06 € à 0,60 €/min |
| Marqueur pour tableau blanc / 4 pièces | 4,25 €/4 pièces |
| Marqueur pour tableau blanc | 1,25 €/pièce |
| Couverture marron avec | €0.68/pièce |
| fond Couverture brune | €0.68/pièce |
| avec recharge Boîte Postpack | 2,5 €/pièce |
| grande boîte postale petite | 1,5 €/pièce |
| Chemise en plastique | €0.57/pièce |
| Entretien du bureau (demande supplémentaire) | 26,25 € / heure |
| Service de bricolage | 30,00 € / heure |
| Nettoyage de vitres | 6,25 € / pièce |
| Services de secrétariat | € 35.00 /pièce |
| Boîtes d'archives | 3,50 € / pièce |
| Reliure de livrets (système wire-o/ring) | 2,85 € / pièce |
| Étiquettes | 0,06 € / pièce |
| Feuille d'étiquettes Longue | 3,00 € / pièce |
| Câble téléphonique | 7,25 € / pièce |
| Plastification | €0.50 / feuille |
| Paquet de papier A3 | € 15.00 / pièce |
| Paquet de papier A4 | 6,75 € / pièce |
| Couverture blanche | 0,15 € / pièce |
| Couverture marron | 0,57 € / pièce |
| Installation de matériel informatique (serveur) dans notre rack | € 25.00 / U / mois |
| IP WAN externe | 10,5 € / mois |
| Wi-Fi au sein de son propre réseau (VLAN) dans sa propre succursale | gratuit |
| Armoire supplémentaire | € 10.00 / mois |
| Location de rayonnages d'archives | € 15.00 / mois |
| Publicité extérieure Hasselt (hors création/placement) | 74,50 € / mois |
| Publicité extérieure autres sites (disposition/création/emplacement/utilisation) | € 45.00 / mois |
| Badge de garantie | € 27.50 / pièce |
| Remplacement des clés de bureau | € 27.50 / pièce |
| Remplacement des clés de bureau | € 44.50 / pièce |
| Service de repassage | Titres-services |
Pratique pour les trajets courts ; bon pour la santé et pour l'empreinte carbone.
Quelques points d'intérêt :
Officenter n'est pas responsable des dommages causés à d'autres personnes (accident de la circulation) pendant qu'ils font du vélo.
Cela doit être réglé par l'assurance responsabilité civile de votre entreprise.
Officenter n'est pas responsable des dommages physiques ou matériels subis par le cycliste lui-même.
L'assurance accident du travail ou l'assurance accident personnelle doivent être prises en compte.
Si vous endommagez vous-même nos vélos, Officenter se réserve le droit de récupérer ces dommages. Veuillez donc rouler prudemment. Et n'oubliez pas de toujours verrouiller le vélo et de l'attacher à un point fixe pour éviter les vols.
Service de repassage professionnel chez Officenter
Chez Officenter , vous pouvez facilement profiter de notre service de repassage professionnel, spécialement conçu pour le confort de nos clients. Venez au travail le matin avec un panier rempli de linge et repartez le soir avec tous vos vêtements, soignés dans les moindres détails. Chaque vêtement est traité avec le plus grand soin et vous est restitué dans les 48 heures, parfaitement repassé et sans plis.
Le paiement s'effectue facilement et à moindre coût via des chèques-services, ce qui vous permet de ne plus avoir à vous soucier de rien, de profiter de plus de temps libre et d'avoir toujours du linge impeccablement repassé — sans le moindre effort.
Officenter est synonyme de qualité, de fiabilité et de bonne humeur, jour après jour.
Vous avez des questions sur ce service ? Nos « Happy Client Assistants », présents dans chaque agence, se feront un plaisir de vous aider.
Officenter offre à nos clients et à leurs employés de nombreux avantages et réductions en Belgique et à l'étranger. Grâce à votre adresse e-mail, vous pouvez vous inscrire facilement et gratuitement sur la plateforme. Une fois que vous avez un compte, vous pouvez immédiatement profiter des réductions, à tout moment et en tout lieu.
Visitez le officenter
La méthode de réduction peut être différente pour chaque prestation : en ligne avec un code promo sur une boutique en ligne, en affichant un coupon de réduction (mobile) dans un magasin, par le biais d'une boutique de billets en ligne...
Nous ajoutons régulièrement de nouvelles réductions au programme.
Vous ne voulez pas manquer une réduction ? Inscrivez-vous à la lettre d'information mensuelle de Benefits@Work !
Cuisines
Chaque kitchenette est équipée de Officenter, de soucoupes, de couverts, de serviettes, de torchons, etc. provenant des placards de la cuisine et que vous pouvez utiliser librement. Comme il est bon que tout le monde puisse profiter d'une cuisine propre, nous vous demandons de mettre les sacs, soucoupes, couverts... sales dans le lave-vaisselle et de laisser l'évier en ordre. La cuisine est nettoyée tous les jours et le réfrigérateur est entièrement vidé tous les samedis. Un four à micro-ondes, une cafetière et une bouilloire sont également à votre disposition.
Douches
Vous pouvez utiliser nos douches. Elles sont situées au 2ème étage, juste en face des escaliers. Veuillez laisser les douches en ordre après utilisation.
Fumer
Il est interdit de fumer dans les bâtiments de Officenter, mais nous disposons d'un espace fumeur agréable que vous pouvez utiliser.
Animaux de compagnie
Les animaux domestiques ne sont pas autorisés dans le bâtiment.
Restauration
La restauration est assurée exclusivement par Officenter.
Gestion des déchets
Les poubelles des bureaux sont vidées tous les samedis. Si vous souhaitez qu'elles soient vidées entre-temps, vous pouvez les déposer devant votre bureau à la fin de la journée et la femme de ménage les videra le soir. Les cuisines communes disposent également de poubelles où vous pouvez trier vos déchets.
Déchiquetage de papier en toute sécurité
Nous disposons d'un conteneur dans lequel vous pouvez déposer vos documents confidentiels en vue de leur destruction. Ce conteneur est collecté une fois par mois pour être détruit.
Flexrelax
Notre Flexrelax est l'endroit idéal pour une petite sieste ou un bref moment de détente dans les fauteuils de massage.
Nos parties communes sont nettoyées quotidiennement. Si vous constatez
(lampe cassée, toilettes qui continuent de couler, rouleau de serviette qui n'est pas en place, etc.
veuillez le signaler à la réception.
Le Flexrelax est situé au 2ème étage, à côté du bureau Flex n°6.
En cas d'urgence
Les numéros d'urgence sont affichés à l'entrée, à la réception et à chaque étage.
Réception pendant les heures de bureau (08.30-17.30) +32 53 51 02 00 (9001)
Service médical d'urgence - Pompiers - Police
Police d'Alost : 112
Hôpital Notre-Dame : +32 53 73 27 27
Urgences Hôpital Notre-Dame : +32 53 72 42 48
Hôpital ASZ : +32 53 76 41 11
Sortie de secours
Les sorties de secours à Alost sont situées en face de l'ascenseur dans la cage d'escalier, à gauche et à droite du bâtiment.
Dispositif AED + premiers secours :
L'appareil AED et la boîte de premiers secours se trouvent dans le hall d'entrée. Si vous avez des problèmes médicaux connus dont nous devons tenir compte, veuillez en informer la réception.
Politique de stationnement
Places de stationnement pour voitures électriques
Officenter dispose de bornes de recharge électriques. Pourrions-nous vous demander de déplacer votre voiture une fois la recharge terminée, afin que les autres clients de Officenter puissent également recharger leur véhicule ?
Si vous conduisez une voiture électrique, demandez aux réceptionnistes de vous ajouter au groupe Whatsapp. De cette manière, les utilisateurs pourront se joindre plus facilement si la voiture doit être déplacée ou si vous avez besoin d'un câble.
Boîte aux lettres
Une boîte aux lettres est fournie à chaque utilisateur. Le numéro et la clé vous sont remis par l'Happy Client Assistant. Chaque matin, le courrier est distribué dans ces boîtes.
Affranchissement
Nous affranchissons toute votre correspondance. Ce coût est facturé 1/1 sur votre facture mensuelle. Vous pouvez déposer vos lettres dans les boîtes aux lettres PRIOR et NON PRIOR à la réception. Les lettres déposées avant 15 heures sont envoyées le jour même.
Vous pouvez également déposer vos envois recommandés et vos envois au kilo chez nous.
Mentionnez toujours un expéditeur sur vos envois. Cette mention est exigée par les services postaux.
En cas d'envoi important, veuillez déposer à temps à la réception les envois à expédier.
Collection
Le courrier est relevé tous les jours vers 15 heures.
Procuration postale
Pour vous éviter d'être présent à chaque fois que le facteur vient vous apporter un courrier recommandé et pour vous éviter de vous rendre au bureau de poste, nous souhaitons nous inscrire et recevoir votre courrier recommandé à votre place.
Si vous le souhaitez, il vous suffit de remplir le document "demande de carte de procuration postale flex". Vous pouvez également le faire en ligne : www.bpost.be.
Une procuration postale flexible signifie que plusieurs personnes peuvent accepter votre courrier si elles peuvent présenter cette carte. Vous devez présenter le document rempli ainsi qu'une copie de votre passeport au bureau de poste ou suivre la procédure en ligne.
Nous nous ferons un plaisir de vous aider !
Réponse à l'appel
Vous pouvez répondre à un appel de plusieurs manières :
Composer le numéro
Vous pouvez composer un numéro de différentes manières:
Transfert d'appel avec rappel
Lorsque l'appel est en cours, appuyez sur Transfert (16.). Composez le numéro vers lequel vous souhaitez transférer l'appel et appuyez sur Composer (20.) Une fois l'appel transféré, appuyez à nouveau sur Transfert (16.). Si la personne à qui vous souhaitez transférer l'appel est occupée, vous pouvez facilement récupérer l'appel en appuyant sur la touche de ligne clignotante (12.).
Renvoi d'appel sans consultation
En cours d'appel, appuyez sur transfert (16.). Composez le numéro vers lequel vous souhaitez transférer l'appel et appuyez à nouveau sur transfert. L'appel est transféré immédiatement et sans rappel. Si ce poste ne répond pas à l'appel transféré dans les 20 secondes, l'appel sera automatiquement renvoyé vers votre poste (appel de retour).
Tenir
En appuyant sur la touche de mise en attente (5.), vous mettez temporairement un appel en attente. Vous pouvez alors parler à un collègue pendant que le correspondant écoute la musique d'attente. A partir de la fonction de mise en attente, vous pouvez également transférer l'appelant.
Pickup
Vous pouvez répondre à un appel entrant sur un autre poste (par exemple le poste de votre collègue) en appuyant sur *8 suivi de KIES ou en appuyant sur Pickup (21.), La condition préalable est que le poste de ce collègue soit dans votre groupe pickup. La condition préalable est que le poste de ce collègue fasse partie de votre groupe pickup. Les groupes pickup et les groupes d'appel sont définis par votre administrateur système.
Mains libres/casque :
Vous pouvez utiliser la touche mains libres (13.) pour diriger un appel du combiné vers le haut-parleur mains libres. Si un casque est connecté, il peut être possible de basculer entre le casque et le mains libres en appuyant plusieurs fois sur la touche.
Activation/désactivation du microphone
La touche microphone (7.) vous permet de désactiver brièvement votre microphone sans mettre l'appel en attente. Dans ce cas, le correspondant ne vous entend pas, mais vous l'entendez. Une nouvelle pression sur la touche micro désactive cette fonction.
Touches de ligne
Pendant un appel, il se peut que vous receviez un deuxième appel. Vous pouvez y répondre en appuyant sur la touche de ligne clignotante correspondante (12.). Votre correspondant est alors mis en attente (musique). Vous pouvez passer d'un appel à l'autre en appuyant sur la touche de ligne correspondante (L1 ou L2). Chaque correspondant peut également être transféré.
| Salles de réunion | Occupation | Numéro interne |
|---|---|---|
| Salle jaune (chaises hautes) | 8 | 9012 |
| Chambre blanche (sans fenêtre) | 8 | 9014 |
| Salle orange | 10 | 9011 |
| Chambre violette | 12 | 9010 |
| Chambre noire | 12 | 9015 |
| Chambre rose | 12 | 9068 |
| Chambre rouge | 14 | 9009 |
| Chambre bleue | 20 | 9020 |
| Chambre verte | 20 | 9013 |
| Flex 1 | 2 | 9004 |
| Flex 2 | 2 | 9005 |
| Flex 3 | 2 | 9006 |
| Flex 4 | 2 | 9007 |
| Flex 5 | 2 | 9008 |
| Flex 6 | 2 | 9028 |
| Salon Flex | 2 | 9018 |
Vous pouvez réserver votre salle de réunion par téléphone au 9001 ou au 9003, par e-mail à l'adresse aalst@officenter.eu ou en vous adressant directement à la réception.
Restauration
Un traiteur pendant votre réunion ? Vous avez le choix entre différentes formules. Boissons et pauses, formules petit-déjeuner, formules déjeuner et tapas, formules journée pour les réunions... Nos Happy Client Assistants se feront un plaisir de vous aider.
Matériel audiovisuel
La télécommande et les câbles peuvent être empruntés à la réception. Un beamer, des haut-parleurs, un microphone, etc. sont disponibles sur demande. Veuillez rapporter le matériel emprunté à la réception après utilisation.
Afin de permettre à tous nos clients d'utiliser nos installations, nous avons mis en place les règles suivantes :
Politique d'utilisation équitable des salles de réunion
Après la réunion, nous vous demandons de laisser la salle en ordre :
Nouvelles des clients
Si vous souhaitez envoyer un mailing aux Officenter, vous pouvez le faire facilement. Nous distribuons votre message aux Officenter d'une agence spécifique ou à toutes les agences.
Voici comment cela fonctionne
Rédigez un e-mail dont l'objet correspond à la description souhaitée pour votre événement ou votre offre d'emploi, par exemple : « Lunch & Learn Officenter» ou « Offre d'emploi : commercial junior » :
Votre message sera examiné et, une fois approuvé par nous, distribué par courrier électronique aux Officenter et à leurs employés.
Nous proposons des contrats annuels qui sont reconduits tacitement. Si la société ne règle pas la deuxième facture annuelle tout en conservant son siège social chez nous, nous sommes contraints d'engager une procédure judiciaire pour faire radier d'office cette adresse. C'est pourquoi nous demandons une caution de 6 mois.
Officenter applique des protocoles et des politiques rigoureux en matière de sécurité des données afin de garantir la confidentialité des données des clients, conformément au RGPD. Nos systèmes informatiques sont conçus pour empêcher tout accès non autorisé et nos collaborateurs sont formés au traitement sécurisé des informations confidentielles.
Oui, tous nos établissements sont équipés d'un système d'alarme et de dispositifs de sécurité afin de garantir la sécurité de nos clients.
En dehors des heures de bureau, nos locaux « Endroits » ne sont accessibles qu’après contrôle d’accès. Ce contrôle s’appuie sur une combinaison de mesures de sécurité physiques, telles que des codes d’accès valables 24 h/24 et 7 j/7 et des systèmes d’alarme. De plus, nous effectuons régulièrement des inspections de sécurité physique entre 22 h et 7 h afin de garantir la sécurité et la sûreté des lieux.
Nos tarifs sont les mêmes dans toutes nos agences Endroits. N'hésitez pas à nous contacter pour obtenir des informations détaillées sur nos tarifs.
Le nombre de crédits mensuels attribués à votre entreprise est proportionnel au forfait mensuel et/ou à la formule que vous avez souscrite auprès de Officenter (par exemple : bureau fixe, coworking, bureau virtuel, atelier, etc.).
L'attribution concrète des crédits se fera :
Oui, Officenter dispose d'un responsable bien-être et propose la participation gratuite à de nombreuses activités sportives et de bien-être, telles que des massages sur chaise mensuels, des courses à pied et des apéros mensuels après le travail.
Nos « Endroits » disposent à la fois de bornes de recharge CA réservées à nos clients et de bornes de recharge rapide accessibles au grand public. Les bornes de recharge CA sont réservées exclusivement à nos clients après inscription via une application dédiée ; la consommation est facturée mensuellement. Les bornes de recharge rapide font partie d'un réseau public et peuvent être utilisées par tout le monde. Le paiement de ces bornes de recharge rapide peut s'effectuer sur place à l'aide d'une carte de recharge ou d'une carte bancaire.
Oui, vous pouvez demander une visite guidée en contactant l'Endroit e de votre choix ou via klantworden@officenter.eu. Nous serons ravis de vous faire découvrir nos installations et de répondre à toutes vos questions.
En tant que membre de la communauté « Officenter », vous recevrez des invitations à des événements de réseautage, à des activités sportives, ainsi qu’à de nombreux déjeuners de travail et autres activités.
Le système de crédits est un système de points interne qui vous permet de réserver des salles de réunion, des bureaux flexibles et des salles d'événementiel sur Officenter . Chaque réservation coûte un certain nombre de crédits. Cela permet de répartir équitablement les espaces disponibles entre tous les clients et garantit à chaque entreprise les mêmes chances d'utiliser nos installations.
Le système de crédits s'appliquera à compter du 1er janvier 2026 à tous les clients qui utilisent des salles de réunion, des bureaux flexibles et/ou des salles événementielles dans un ou plusieurs établissements « Officenter ».
L'application « Officenter » et le portail client sont actuellement en plein développement.
Dès le lancement, les fonctionnalités suivantes seront disponibles :
De nouvelles fonctionnalités sont ajoutées progressivement, telles que le solde de crédits en temps réel, les options de gestion et les fonctionnalités de communication. Certaines fonctionnalités peuvent donc encore être limitées, voire inactives, au cours de la phase initiale.
Le nombre de crédits mensuels attribués à votre entreprise est proportionnel au forfait mensuel et/ou à la formule que vous avez souscrite auprès de Officenter (par exemple : bureau fixe, coworking, bureau virtuel, atelier, etc.).
L'attribution concrète des crédits se fera :
Dans l'application « Officenter », vous pouvez voir :
Si vous n'utilisez pas (encore) l'application, vous pouvez toujours vous renseigner auprès de l'accueil de votre établissement « Officenter ».
Chaque réservation d'un espace coûte un nombre fixe de crédits par heure. Le coût en crédits dépend du type d'espace que vous réservez :
La valeur indicative d'un crédit est actuellement fixée à 25,00 € (hors TVA).
Dans l'application « Officenter », le coût total en crédits de votre réservation s'affiche systématiquement avant confirmation.
L'application « Officenter » est le moyen privilégié pour effectuer une réservation rapidement et en toute simplicité. À titre exceptionnel, vous pouvez également réserver par téléphone, par e-mail ou directement à la réception.
Toutes les réservations, quel que soit le canal, sont comptabilisées de la même manière en crédits.
Dès que vos crédits pour la période en cours seront entièrement épuisés, vous pourrez :
Toute utilisation supplémentaire au-delà de vos crédits inclus est actuellement facturée séparément à 50 % du tarif standard, soit 12,50 € par crédit (hors TVA).
Oui. Les crédits sont valables pour une période mensuelle ou périodique et ne peuvent pas être reportés sur la période suivante. Les crédits non utilisés expirent automatiquement à la fin de la période concernée.
Oui. Le système de crédits s'applique dans tous les établissements d'Officenter, ainsi qu'à tous les clients autorisés à utiliser les salles de réunion, les bureaux flexibles et/ou les salles d'événementiel.
Le système de crédits est défini dans une note de service qui fait partie intégrante et complémentaire de votre contrat existant avec Officenter. Ce dispositif s'applique à tous les contrats en cours et futurs, sauf accord écrit contraire explicite.
Vous trouverez des informations plus détaillées sur le système de crédits et l'utilisation de l'application « Officenter » (bientôt) sur notre page d'informations clients :
https://officenter.eu/klanteninfo/#crediet
Le portail client est accessible via le site web ci-dessous. Vous pouvez l'ajouter à vos favoris dans votre navigateur Internet ou l'ajouter en tant qu'« application » sur l'écran d'accueil de votre smartphone.
Accéder à :
https://mp.ultrasoftbis.com/MR/Index/Officenter
Chaque « premier interlocuteur » (interlocuteur principal) d'un client est ajouté Officenter ajouté en tant qu’administrateur dans le portail client. Cet administrateur peut ensuite ajouter lui-même d’autres utilisateurs.
C'est votre première connexion ? Suivez ces étapes :
Depuis cette page, vous pouvez réserver des salles de réunion et des bureaux flexibles, consulter vos crédits et (selon votre rôle) gérer d'autres utilisateurs.
Oui. Au sein du portail client, nous utilisons des rôles d'utilisateur. Cela vous permet de définir qui, au sein de votre organisation, peut effectuer quelles actions dans l'application « Officenter ».
Il existe actuellement deux rôles :
Un troisième rôle sera bientôt ajouté :
3. Rôle « Announcements » (recevoir uniquement les notifications)
Le système de crédits est un système de points interne qui vous permet de réserver des salles de réunion, des bureaux flexibles et des salles d'événementiel sur Officenter . Chaque réservation coûte un certain nombre de crédits. Cela permet de répartir équitablement les espaces disponibles entre tous les clients et garantit à chaque entreprise les mêmes chances d'utiliser nos installations.
Le système de crédits s'appliquera à compter du 1er janvier 2026 à tous les clients qui utilisent des salles de réunion, des bureaux flexibles et/ou des salles événementielles dans un ou plusieurs établissements « Officenter ».
L'application « Officenter » et le portail client sont actuellement en plein développement.
Dès le lancement, les fonctionnalités suivantes seront disponibles :
De nouvelles fonctionnalités sont ajoutées progressivement, telles que le solde de crédits en temps réel, les options de gestion et les fonctionnalités de communication. Certaines fonctionnalités peuvent donc encore être limitées, voire inactives, au cours de la phase initiale.
Le nombre de crédits mensuels attribués à votre entreprise est proportionnel au forfait mensuel et/ou à la formule que vous avez souscrite auprès de Officenter (par exemple : bureau fixe, coworking, bureau virtuel, atelier, etc.).
L'attribution concrète des crédits se fera :
Dans l'application « Officenter », vous pouvez voir :
Si vous n'utilisez pas (encore) l'application, vous pouvez toujours vous renseigner auprès de l'accueil de votre établissement « Officenter ».
Chaque réservation d'un espace coûte un nombre fixe de crédits par heure. Le coût en crédits dépend du type d'espace que vous réservez :
La valeur indicative d'un crédit est actuellement fixée à 25,00 € (hors TVA).
Dans l'application « Officenter », le coût total en crédits de votre réservation s'affiche systématiquement avant confirmation.
L'application « Officenter » est le moyen privilégié pour effectuer une réservation rapidement et en toute simplicité. À titre exceptionnel, vous pouvez également réserver par téléphone, par e-mail ou directement à la réception.
Toutes les réservations, quel que soit le canal, sont comptabilisées de la même manière en crédits.
Dès que vos crédits pour la période en cours seront entièrement épuisés, vous pourrez :
Toute utilisation supplémentaire au-delà de vos crédits inclus est actuellement facturée séparément à 50 % du tarif standard, soit 12,50 € par crédit (hors TVA).
Oui. Les crédits sont valables pour une période mensuelle ou périodique et ne peuvent pas être reportés sur la période suivante. Les crédits non utilisés expirent automatiquement à la fin de la période concernée.
Oui. Le système de crédits s'applique dans tous les établissements d'Officenter, ainsi qu'à tous les clients autorisés à utiliser les salles de réunion, les bureaux flexibles et/ou les salles d'événementiel.
Le système de crédits est défini dans une note de service qui fait partie intégrante et complémentaire de votre contrat existant avec Officenter. Ce dispositif s'applique à tous les contrats en cours et futurs, sauf accord écrit contraire explicite.
Vous trouverez des informations plus détaillées sur le système de crédits et l'utilisation de l'application « Officenter » (bientôt) sur notre page d'informations clients :
https://officenter.eu/klanteninfo/#crediet
Le portail client est accessible via le site web ci-dessous. Vous pouvez l'ajouter à vos favoris dans votre navigateur Internet ou l'ajouter en tant qu'« application » sur l'écran d'accueil de votre smartphone.
Accéder à :
https://mp.ultrasoftbis.com/MR/Index/Officenter
Chaque « premier interlocuteur » (interlocuteur principal) d'un client est ajouté Officenter ajouté en tant qu’administrateur dans le portail client. Cet administrateur peut ensuite ajouter lui-même d’autres utilisateurs.
C'est votre première connexion ? Suivez ces étapes :
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Oui. Au sein du portail client, nous utilisons des rôles d'utilisateur. Cela vous permet de définir qui, au sein de votre organisation, peut effectuer quelles actions dans l'application « Officenter ».
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Un troisième rôle sera bientôt ajouté :
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