A colour copier is available at the reception desk and on each floor. This can only be used with a personal code, which you can obtain from our Happy Client Assistants.
The copier can also be used to scan and print. We replenish the paper daily. If the paper trays are empty, please let us know and we will immediately refill the empty paper trays.

Please always lower the lid of the copier. This will protect the glass plate.

PRINT

To install the printer, we will be happy to help you or you can obtain a manual at the reception desk.

COPY

- Enter the code you have created and press registration
- Place the document to be copied in the feeder or on the glass plate
- Press start (green button)
- Do not forget to take the original with you
- Press log off

SCAN

- Enter your code and press Login
- Place the document to be scanned in the feeder or on the glass plate
- Press Send on the keypad and then Enter e-mail address on the screen.
- Press e-mail and fill in the address with the help of the keypad on the screen
- Press OK - again OK - press start (green button)
- Your document is sent
- Press log off

FAX TO MAIL

Officenter has its own fax to mail system. From the moment a fax is sent or received, it is converted into an e-mail.
You have the choice to use the general Officenter fax number (mails are only forwarded during office hours) or to have your own fax to mail number.

MAINTENANCE COSTS

ADDITIONAL SECRETARIAL SERVICES ON DEMAND

ADDITIONAL IT SERVICES

ADDITIONAL FURNITURE:

ADDITIONAL SERVICES:

Officenter stelt u graag deze fietsen ter beschikking voor uw verplaatsingen.
Handig voor korte verplaatsingen; goed voor uw gezondheid én voor uw ecologische voetafdruk.

Enkele aandachtspuntjes:
Officenter is niet verantwoordelijk voor schade aan andere personen (verkeersongeval) tijdens het fietsen.
Dit dient geregeld te worden via uw bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.

Officenter is niet verantwoordelijk voor lichamelijke of stoffelijke schade aan de fietser zelf.
Dit dient geregeld te worden via uw arbeidsongevallenverzekering of persoonlijke ongevallenverzekering.

Indien u zelf schade veroorzaakt aan onze fietsen, houdt Officenter zich het recht voor om deze schade te recupereren. Dus rijd aub voorzichtig. En vergeet zeker niet om de fiets steeds op slot te doen en te bevestigen aan vast punt, om diefstal te vermijden.

De kortingswijze kan verschillen bij ieder voordeel: online met een promo-code op een webshop, door het tonen van een (mobiele) kortingsbon in een winkel, via een online ticketshop…
Regelmatig vullen we het programma aan met nieuwe kortingen.

Don't want to miss out on a discount? Then subscribe to the monthly Benefits@Work newsletter!

KITCHENS

SHOWERS

You can make free use of our showers. They are located on the 2nd floor opposite the stairs. Please leave the showers tidy after use.

Smoking
It is forbidden to smoke in the Officenter buildings, but we have a nice smoking area you can use.

PETS
Pets are not allowed in the building.

CATERING
Catering is done exclusively by Officenter.

AFVAL BEHEER
De vuilbakken in de kantoren worden standaard iedere zaterdag geledigd. Indien u deze graag tussendoor wil laten ledigen, kan u deze op het einde van de dag vóór uw kantoor zetten en vervolgens maakt de poetsvrouw deze ’s avonds leeg.  In de gemeenschappelijke keukens vindt u ook vuilbakken waar u uw afval kan sorteren.

DATASAFE PAPER COMPOSITION
We have a container in which you can deposit your confidential documents for destruction. This container is collected once a month for destruction. You can find it at the back outside next to the bicycle shed.

IN GEVAL VAN NOOD
De noodnummers hangen bij de ingang, bij het onthaal en eveneens op elke verdieping.
Receptie tussen 08u30-17u30:  03 870 46 46

Emergency medical service - Fire brigade - Police 

Police: 112

UZA Edegem: 03 821 30 00

Lokale Politie Antwerpen: 03 338 57 11

NOODUITGANG
De nooduitgangen in A12 bevinden zich aan de inkom en tegenover de inkom van het gebouw. Je kan deze ook terug vinden op het plan van de 1ste verdieping.

AED TOESTEL + EHBO
Het AED toestel + EHBO bevinden zich in de inkomhal. Indien er gekende medische problemen zijn, waar wij rekening mee dienen te houden, gelieve dit even te melden aan het onthaal.

PARKING POLICY

The parking spaces are free to use.

Reserved parking spaces for disabled persons may only be used if you have the necessary disabled parking permit.

Officenter beschikt over een fietsenstalling.

PARKING PLACES FOR ELECTRIC CARS

Officenter has electric charging stations.

Please move your car after charging is completed, so other Officenter customers have a chance to charge theirs.

If you drive an electric car, please let the ladies at the reception desk add you to the Whatsapp group . This way, users can contact each other more easily if the car needs to be moved or if you need a cable.

MAILBOX
A mailbox is provided for each user. The number and key are given to you by the Happy Client Assistant. Every morning the mail is distributed to these boxes.

FRANKING
We frank all your correspondence. This cost will be charged at 1/1 on your monthly invoice. You can deposit your letters in the mailboxes PRIOR and NON PRIOR at the reception desk. Letters deposited before 3 p.m. will be sent the same day.
You can also deposit your registered and kilo mail with us.
Always mention a sender on your mail. This is required by the postal service.
For large mailings, please hand over the documents to be sent in good time to the reception desk.

COLLECTION
The mail is collected daily around 15u00.

POWER OF ATTORNEY BY MAIL
In order to avoid having to be present every time the postman comes with registered mail for you, and to save you the trip to the post office, we would like to sign for and receive your registered mail for you.

If you wish, all you have to do is fill in the document "application for a flexi-power card". You can also do this online: www.bpost.be.

A flexi-mail proxy means that several people can accept your mail if they can present this card. You should present the completed document together with a copy of your passport at the post office or follow the procedure online.
We will be happy to help you with this! 

TELEPHONE - MANUAL

ANSWER A CALL

You can answer a call in different ways:

• Remove the handset.
• Press the line key (12) which is currently flashing green.
• Press the handsfree/headset key (13.).

CALLING A NUMBER

You can dial a number in different ways:

• Dial the number and pick up the handset (recommended).
• Toets het nummer en druk op Kies (20.) en neem eventueel de handset op of voer het gesprek handsfree/via headset.
• Dial the number and press handsfree/headset (13.).
• Dial the number and press the line key (12.) with which you want to make the call and, if necessary, pick up the handset or make the call hands-free/via the headset (13.).
• Pick up the handset and dial the number. In this case, you must dial the number in rapid succession. After a short pause, the call is automatically established.

GESPREK DOORVERBINDEN MET RUGGESPRAAK
Terwijl u het gesprek voert, druk op doorverbinden (16.). Toets het nummer waarnaartoe u wilt doorverbinden in en druk op Kies (20.) Na ruggespraak drukt u nogmaals op doorverbinden (16.). Indien de persoon waarnaar u wilt doorverbinden in gesprek is, kunt u het gesprek eenvoudig naar u terug halen door de knipperende lijntoets (12.) in te drukken.

GESPREK DOORVERBINDEN ZONDER RUGGESPRAAK
Terwijl u het gesprek voert, druk op doorverbinden (16.). Toets het nummer waarnaar u wilt doorverbinden en nogmaals op doorverbinden. Het gesprek is nu meteen en wel zonder ruggespraak doorverbonden. Indien deze extensie de doorverbonden oproep niet binnen 20 seconden beantwoord, zal het gesprek automatisch naar uw extensie terug worden geleid (retour oproep).

WACHTSTAND
Door middel van een druk op de wachttoets (5.) zet u een oproep tijdelijk in de wacht. U kunt vervolgens ruggespraak houden met een collega, terwijl uw gesprekspartner naar wachtmuziek luistert. Vanuit de wachtstand kunt u de gesprekspartner ook doorverbinden.

PICKUP
U kunt een inkomend gesprek op een ander toestel (bijvoorbeeld het toestel van uw collega) aannemen door het toetsen van *8, gevolgd door KIES óf een druk op Pickup (21.), De voorwaarde is dat het toestel van deze collega zich in uw pickup groep bevind. Pickup- en belgroepen worden door uw systeembeheerder ingesteld.

HANDSFREE/HEADSET
Door middel van de handsfreetoets (13.) kunt u een gesprek van de handset naar de handsfree-speaker dirigeren. Indien een headset aangesloten is, bestaat eventueel de mogelijkheid te wisselen tussen headset en handsfree, door de toets meermaals in te drukken.

MICROFOON AAN/UIT
Met de microfoontoets (7.) kunt u, zonder het gesprek in de wacht te plaatsen, kortstondig uw microfoon deactiveren. In dat geval kan uw gesprekspartner u niet horen, maar u de gesprekspartner wel. Door het nogmaals drukken van de microfoontoets, schakelt u deze functie weer uit.

LIJNTOETSEN
Terwijl u een gesprek voert, kan het voorkomen dat u een tweede oproep ontvangt. Deze kunt u aannemen door op de betreffende knipperende lijntoets (12.) te drukken. Uw huidige gesprekspartner wordt dan in de wacht(muziek) geplaatst. U kunt schakelen tussen oproepen, door de betreffende lijntoets (L1 of L2) in te drukken. Iedere gesprekspartner kan ook doorverbonden worden.

You can book your meeting room by telephone on 646 or 642, by e-mail a12@officenter.eu or at the reception desk.

CATERING
Catering tijdens uw vergadering? U kan kiezen tussen verschillende formules. Dranken en breaks, ontbijtformules, lunchformules en tapas, dagformule voor meetings. Onze Happy Client Assistants helpen u hier graag mee verder.

AUDIO VISUEEL MATERIAAL
Afstandsbediening en kabels kan u lenen bij de receptie. Beamer, boxen, microfoon en spider… zijn op aanvraag. Gelieve het geleende materiaal ook steeds terug te brengen naar de receptie.

To enable all our customers to use our facilities, we have introduced the following rules:

FAIR USE POLICY MEETING ROOMS

• If you reserve a meeting room/flex office and have not used it after 15 minutes, we will release it for other customers.
• We kunnen niet toestaan dat 1 bedrijf tegelijkertijd meer dan 50% van de beschikbare ruimtes in gebruik neemt. Uiteraard zijn speciale studiedagen en dergelijke mogelijk in overleg en kan men last-minute over eventuele vrije ruimtes beschikken.

After the meeting, we ask you to leave the room tidy:

• Erase whiteboard.
• Close windows.
• Return all borrowed materials to the reception desk.

OFFICE CENTER MEETING PLACES

Officenter customers also meet for free in our other branches!

Office centre A12
Antwerpsesteenweg 124, 2630 Antwerp
+32 3 870 46 46 - a12@officenter.eu

Office Aalst
Ninovesteenweg 198, 9300 Aalst
+32 53 51 02 00 - aalst@officenter.eu

Beringen Office Center
Everselstraat 133, 3580 Beringen
+11 43 93 20 - beringen@officenter.eu

Office Center Genk
Bosdel 54, 3600 Genk
+32 89 32 12 90 - genk@officenter.eu

Office Geel
Kleinhoefstraat 5, 2440 Geel
+32 14 57 00 11 - geel@officenter.eu

Hasselt Office
Hendrik van Veldekesingel 150, 3500 Hasselt
+32 11 87 08 11 - hasselt@officenter.eu

Leuven Office
Grauwmeer 1, 3001 Leuven
+32 16 74 47 70 - leuven@officenter.eu

Office Center Maastricht
Gelissendomein 8-10 6229 GJ Maastricht ( NL)
+31 43 760 01 00 - maastricht@officenter.eu

Office Center Pelt
Europalaan 11, 3900 Pelt
+32 11 66 82 30 - pelt@officenter.eu

Office Center Sint-Truiden
Tongersesteenweg 190, 3800 Sint-Truiden
+32 11 14 00 40 - sinttruiden@officenter.eu

Office Center Turnhout
Rubensstraat 104, 2300 Turnhout
+32 14 47 08 47 - turnhout@officenter.eu

Vilvoorde Office
Luchthavenlaan 27, 1800 Vilvoorde
T. +32 2 486 30 00 - vilvoorde@officenter.eu

Zaventem Office
Leuvensesteenweg 643, 1930 Zaventem
T. +32 2 616 00 - zaventem@officenter.eu

GHENT - KORTRIJK - MECHELEN

As an Officenter customer, you can make free use of the meeting rooms or coworking in Parkoffice Gent, Parkoffice Kortrijk and Mechelen Campus twice a month.

Feel free to ask the Officer Reception for more information and we will be happy to make a reservation for you.

Parkoffice Kortrijk, Doorniksestraat 63, 8500 Kortrijk

Customer news

If you would like to send out a mailing to your Officenter customers, you can do so easily. We will distribute your message to the Officenter customers of one specific branch or to all branches.

This is how it works:

Maak een e-mail met in de titel de gewenste omschrijving voor uw event of vacature, bijvoorbeeld: “Lunch & Learn Officenter” of “Vacature junior sales”.

1. Gebruik in de tekst van de e-mail geen kleuren of verschillende lettertypes. Kopieer geen tekst van een bestaande website, aangezien de opmaak van die website meegestuurd zal worden in de e-mail. Maak enkel gebruik van platte tekst.
2. At the top of the text, place a high quality photo that matches your message. Do not use a collage or a photo with text in it.
3. Think about a clear Call 2 Action at the end of your message. What is the purpose of your message? Make sure the reader can take that action easily by clicking on a link to your website, for example.
4. Stuur uw e-mail naar: zoubida@officenter.eu

Your message will be checked and after approval by us distributed via e-mail to the Officenter customers and their employees.