Info brochure A tot Z Geel

Officenter Geel is beveiligd met een alarm en voorzien van camerabewaking.

Officenter is via de centrale toegangsdeur toegankelijk van maandag 08u00 tot en met donderdag 17u30, vrijdag van 08u00 tot en met 17u. Buiten deze uren treedt er een elektronische toegangscontrole in werking. Iedere gebruiker ontvangt hiervoor een gepersonaliseerde badge, waarvoor een waarborg van 27,50 € wordt aangerekend. De gemeenschappelijke ruimtes in Officenter zijn voorzien van camerabewaking en een alarminstallatie. Indien de gebruiker deze activeert door oneigenlijk gebruik van de nooddeuren of zich begeeft op niet toegestane van alarm voorziene ruimtes, zal hiervoor een vergoeding aangerekend worden (extra patrouille van beveiligingsfirma).

Indien u na sluitingstijd nog bezoekers wenst te ontvangen, kunnen deze u rechtstreeks bereiken via de telefoon in de inkomhal. (Indien de inkom nog geopend is.) Deze sluit automatisch om 18u30. Vergeet zeker niet aan de receptie de poorten en glazen deur tot het gewenste uur te laten openzetten, zodat uw klanten toch tot bij de telefoon in de inkomhal kunnen.

Telefoon: Buiten aan de hoofdingang hangt een telefoon met een telefoonlijst van de vaste kantoren en de vergaderzalen. Bezoekers kunnen buiten kantooruren bellen naar uw kantoor en u kan via de knop ‘deur openen’ op uw telefoontoestel de buitendeur openen. Om veiligheidsredenen is het aan te raden om buiten kantooruren uw gasten op te halen aan de voordeur.

Nooddeuren: De nooddeuren staan permanent onder alarm. Bij het openen van 1 van de nooddeuren (in de beide trappenhallen) zal het alarm afgaan en zal de meldkamer verwittigd worden. De nooddeuren mogen enkel gebruikt worden in geval van nood. Dit geldt eveneens voor de ramen. Deze staan onder alarm van 22 uur tot 7 uur en mogen dus tijdens deze periode niet geopend worden.
Bij het openen van de ramen in deze tijdspanne gaat het alarm af en wordt de meldkamer verwittigd.

Camera’s: Officenter beschikt over camera’s in de gemeenschappelijke delen. Deze beelden blijven gedurende 7 dagen beschikbaar op onze server.

Securitas Ronde: Een patrouille van Securitas komt de buitendeur controleren en checkt of er iets verdacht te zien is, of er nog ramen openstaan, … De Securitas medewerker heeft toegang tot het gebouw met een badge en kent ook de alarm codes. Hij/zij kan het alarm dus ook uitschakelen indien nodig.

COPIE-PRINT-SCAN-FAX

Bij de receptie en op B- en C Gang staat een kleurencopier te uwer beschikking. Deze kan u enkel gebruiken met een persoonlijke code, dewelke u kan bekomen bij onze receptioniste.

De copier kan tevens gebruikt worden om te scannen en te printen. Het papier wordt dagelijks door ons bijgevuld. Indien de lades toch leeg zijn, geef ons dan een seintje. De copier geeft een signaal wanneer er toners, enz… moeten vervangen worden. Dit gebeurt ook door ons. Gelieve het deksel van de copier steeds omlaag te doen. Zo blijft de glasplaat beschermd.

FAX TO MAIL

Officenter beschikt over een eigen fax to mail systeem. Vanaf het moment dat er een fax verstuurd wordt of binnen komt, wordt deze omgezet naar een mail.
U heeft de keuze om het algemene Officenter faxnummer te gebruiken (mails worden enkel doorgestuurd tijdens kantooruren) of om een eigen fax to mail nummer te hebben aan 3 euro/maand.

PRINT

Om de printer te installeren, helpen wij u graag verder of u kan een handleiding bekomen aan het onthaal.

COPIE

• Toets uw code in en druk op aanmelding
• Leg het te kopiëren document in de feeder (tekst naar boven) of op de glasplaat (tekst naar beneden)
• Druk op start (groene knop)
• Uw document wordt gekopieerd
• Vergeet het origineel niet mee te nemen!
• Druk op afmelden

SCAN

• Toets uw code in en druk op aanmelding
• Leg het te scannen document in de feeder (tekst naar boven) of op de glasplaat (tekst naar beneden)
• Druk op het klavier verzenden en vervolgens op het scherm op ‘e-mailadres in voeren’.
• Naast de lege balk op e-mail duwen en met behulp van het klavier op het scherm het adres invullen
• Druk OK – nogmaals OK – druk start (groene knop)
• Uw document wordt verzonden
• Druk op afmelden

STANDAARD DOORGEREKENDE KOSTEN:

EXTRA DOORGEREKENDE KOSTEN (extra gevraagde diensten)

ONDERHOUDSKOSTEN

EXTRA SECRETARIAATSDIENSTEN OP VRAAG

telefoonkabel

EXTRA IT-DIENSTEN

EXTRA MEUBILAIR:

EXTRA DIENSTEN:

FIETSEN
Officenter stelt gratis dames- en herenfietsen ter beschikking. Sleutels af te halen aan de receptie.

STRIJKDIENST
Officenter biedt haar klanten een strijkdienst aan. Deze dienst is elke dinsdag beschikbaar. Op dinsdagochtend brengt u de wasmand naar de daarvoor voorziene ruimte en na de werkdag is de gestreken was terug beschikbaar. De betaling van de strijkdienst gebeurt uitsluitend met dienstencheques.

BENEFITS@OFFICENTER
Benefits@Officenter biedt onze klanten en hun medewerkers heel wat voordelen en kortingen voor binnen-en buitenland. Via uw e- mailadres kan u heel eenvoudig en gratis registreren op het platform. Eens u een account hebt, kan u direct gebruik maken van de kortingen, altijd en overal.

HOE REGISTREREN?
Ben je een Officenter-klant? Check!
1) Surf naar https://officenter.benefitsatwork.be/
2) Klik nu op REGISTREREN
Vul de naam, geboortedatum en postcode in (*).
Bij toegangsgegevens vult u het e-mailadres en registratiecode in en kiest u een wachtwoord. De registratiecode kan u opvragen bij de Officenter receptie.
3) U ontvangt een e-mail met een activatiecode. Geef deze code in bij ‘Activeer uw login’ op de registratiepagina. Jouw toegang is actief en u kan zich nu aanmelden.
4) Log in met het door u gekozen e-mailadres en wachtwoord en geniet meteen van alle kortingen en aanbiedingen die op het Benefits@work platform aanwezig zijn.

De kortingswijze kan verschillen bij ieder voordeel: online met een promocode op een webshop, door het tonen van een (mobiele) kortingsbon in een winkel, via een online ticketshop…
Regelmatig vullen we het programma aan met nieuwe kortingen. Schrijf je in voor de maandelijkse Benefits@Work nieuwsbrief en mis zo geen enkel voordeel!

Keukens – Douches – Sanitair – Afval – Flexrelax

Onze gemeenschappelijke ruimtes worden dagelijks gepoetst. Indien u toch gebreken vaststelt (gebroken lamp, toilet blijft lopen, handdoekrol is op…) gelieve dit aan het onthaal te melden.

KEUKENS

• Er is warm en koud water voorzien.
• Tassen, schoteltjes, bestek, handdoeken, schoteldoeken, e.d. uit de kasten in de keuken mogen gebruikt worden.

• U kan gebruik maken van de ijskast. Let wel! Deze wordt elke zaterdag leeggemaakt.

• Vuile tassen, schoteltjes, bestek…In de afwasmachine plaatsen aub.
• Gelieve het aanrecht netjes achter te laten.
• Ook de microgolfoven staat te uwer beschikking.

SANITAIR

Na gebruik:

• Toilet ordelijk en proper achterlaten.
• Er is een borstel voorzien in elk toilet, gebruik deze wanneer nodig.
• Het licht gaat automatisch aan en uit.
• Gelieve ons te melden wanneer de handdoekrol niet meer werkt.
• Maandverband e.d. behoren in de ladybox en niet in het toilet.

DOUCHES

U kan naar believen gebruik maken van onze douches. Deze bevinden zich op de gelijkvloers in de unit van Ready2Improve.

 U kan via de receptie toegang bekomen. Handdoek en zeep dienen zelf voorzien te worden. Gelieve na gebruik de douches netjes achter te laten.

ROKEN

In alle Officenters is er een rokersruimte voorzien met enkele zitbanken.

HUISDIEREN

Huisdieren zijn niet toegelaten in het gebouw.

CATERING

De catering gebeurt uitsluitend door Officenter.

AFVAL BEHEER

De vuilbakken in de kantoren worden standaard iedere zaterdag geledigd. Indien u deze graag tussendoor wil laten ledigen, kan u deze op het einde van de dag vóór uw kantoor zetten en vervolgens maakt de poetsvrouw deze ’s avonds/de volgende ochtend leeg.

In de gemeenschappelijke keukens vindt u ook vuilbakken waar uw afval kan deponeren.

DATASAFE PAPIERVERNIETIGING

Wij beschikken over een container waarin u uw vertrouwelijke documenten kan deponeren voor vernietiging. Deze wordt 1x maand opgehaald voor vernietiging.

FLEXRELAX

Onze Flexrelax is de perfecte plaats voor een korte powernap of een kort ontspanningsmoment in de massagezetels.

De Flexrelax bevindt zich in de B-gang achter de kitchenette rechts.

IN GEVAL VAN NOOD: De noodnummers hangen bij de ingang, bij het onthaal en eveneens op elke verdieping.

Christa Jouck +32 473 37 01 49

Koen Batsleer +32 495 53 44 22

ICT +32 488 51 40 08

Receptie tijdens kantooruren (08.30-17.30) +32 14 57 00 11 (200)

Receptie buiten kantooruren (8.00-8.30 en 17.00-17.30) +32 14 57 00 12 (201)

Onderhoud Penxten(Sanitair/Verwarming) Otis (Liften) +32 11 87 09 34 en +32 11 87 09 35

De Watergroep  +32 2 238 96 99

Elexys (Gas/Elektriciteit) +32 56 36 44 80

Medische Spoeddienst – Brandweer – Politie Politie 112

Politie GLM: +32 14 56 47 00

Sint-Dimpna Ziekenhuis Geel: +32 14 57 77 77

NOODUITGANG:

De nooduitgangen in Geel bevinden zich aan vleugel A, Vleugel B en Vleugel C. Voor meer informatie kan u terecht op ons grondplan op pagina 8.

AED Toestel + EHBO:

Het AED toestel + EHBO bevinden zich langs de ingang van de Navy room. Indien er gekende medische problemen zijn waar wij rekening mee dienen te houden, gelieve dit even te melden aan de receptie.

 PARKEERBELEID

De parkeerplaatsen zijn vrij te gebruiken.

Voorbehouden parkeerplaatsen voor mindervaliden mogen enkel gebruikt worden als u over de noodzakelijke mindervalidenkaart beschikt.

Officenter beschikt over overdekte fietsenstallingen.

Links naast de fietsenstalling bevindt zich ook een oplaadpunt voor uw elektrische fiets.

 PARKEERPLAATSEN VOOR ELEKTRISCHE WAGENS

Officenter beschikt over elektrische laadpalen.

U dient uw wagen te verplaatsen nadat het opladen voltooid is.

OPGELET! Deze parkeerplaatsen zijn enkel voor elektrische wagens. Dit is geen parkeerplaats voor de gewone wagen.

Indien u met een elektrische wagen rijdt, gelieve u dan aan de Whatsapp groep “laadpaal OC Geel” te laten toevoegen door de receptie. Zo kunnen de E.V. elkaar makkelijker bereiken indien de wagen dient verplaatst te worden of indien u een kabel nodig heeft.

BRIEVENBUS

Iedere gebruiker krijgt een brievenbus ter beschikking. Het nummer en de sleutel worden u gegeven door de receptioniste. Elke morgen wordt de post over deze bussen verdeeld.

FRANKERING

Wij frankeren al uw briefwisseling. Deze kost wordt 1/1 doorgerekend op uw maandelijkse factuur.  U kan uw brieven deponeren in de daarvoor voorziene brievenbussen PRIOR en NON PRIOR aan de balie. Brieven gedeponeerd vóór 16u00 worden nog dezelfde dag verstuurd. Ook uw aangetekende zendingen en kilopost kan u bij ons deponeren. Vermeld altijd een afzender op uw zendingen. Dit is verplicht door de post.

Bij een grote mailing, gelieve de te verzenden stukken tijdig af te geven aan de receptie.

OPHALING

De post wordt dagelijks opgehaald om 15u45.

POSTVOLMACHT

Om niet steeds aanwezig te moeten zijn als de postbode komt met aangetekende post voor u en om u de trip naar het postkantoor te besparen, willen wij voor u uw aangetekende zendingen aftekenen en ontvangen.

Indien u dit wenst, dient u hiervoor enkel het document “aanvraag voor een flex-postvolmachtkaart” in te vullen. U

kan dit ook online doen: www.bpost.be

Een flex-postvolmacht wil zeggen dat verschillende personen uw post kunnen aanvaarden als zij deze kaart kunnen voorleggen. U dient het ingevulde document samen met een kopie van uw paspoort aan te bieden op het postkantoor of de procedure online te volgen. Wij helpen u hier graag mee!

TELEFOON – HANDLEIDING

Oproep Beantwoorden:

U kunt op verschillende manieren een gesprek beantwoorden:

• Neem de handset (1.) van het toestel.

• Druk op de lijntoets (12.) die op dat moment groen knippert.
• Druk op de handsfree/headset toets (13.).

NUMMER BELLEN:

U kunt op verschillende manieren een nummer bellen:

• Toets het nummer en neem de handset op (aanbevolen).
• Toets het nummer en druk op Kies (20.) en neem eventueel de handset op of voer het gesprek handsfree/ via headset.

• Toets het nummer en druk op handsfree/headset (13.).
• Toets het nummer en druk op de lijntoets (12.) waarmee u het gesprek wilt voeren en neem eventueel de handset op of voer het gesprek handsfree/via headset (13.).

• Neem de handset op en toets het nummer. In dit geval dient u de nummers kort achter elkaar in te toetsen. Na een korte pauze wordt de oproep automatisch tot stand gebracht.

GESPREK DOORVERBINDEN MET RUGGESPRAAK:

Terwijl u het gesprek voert, druk op doorverbinden (16.). Toets het nummer waarnaartoe u wilt doorverbinden in en druk op Kies (20.) Na ruggespraak drukt u nogmaals op doorverbinden (16.). Indien de persoon waarnaar u wilt doorverbinden in gesprek is, kunt u het gesprek eenvoudig naar u terug halen door de knipperende lijntoets (12.) in te drukken.

GESPREK DOORVERBINDEN ZONDER RUGGESPRAAK:

Terwijl u het gesprek voert, druk op doorverbinden (16.). Toets het nummer waarnaar u wilt doorverbinden en nogmaals op doorverbinden. Het gesprek is nu meteen en wel zonder ruggespraak doorverbonden. Indien deze extensie de doorverbonden oproep niet binnen 20 seconden beantwoord, zal het gesprek automatisch naar uw extensie terug worden geleid (retour oproep).

WACHTSTAND:

Door middel van een druk op de wachttoets (5.) zet u een oproep tijdelijk in de wacht. U kunt vervolgens ruggespraak houden met een collega, terwijl uw gesprekspartner naar wachtmuziek luistert. Vanuit de wachtstand kunt u de gesprekspartner ook doorverbinden.

PICKUP:

U kunt een inkomend gesprek op een ander toestel (bijvoorbeeld het toestel van uw collega) aannemen door het toetsen van *8, gevolgd door KIES óf een druk op Pickup (21.), De voorwaarde is dat het toestel van deze collega zich in uw pickup groep bevind. Pickup- en belgroepen worden door uw systeembeheerder ingesteld.

HANDSFREE/HEADSET:

Door middel van de handsfreetoets (13.) kunt u een gesprek van de handset naar de handsfree-speaker dirigeren. Indien een headset aangesloten is, bestaat eventueel de mogelijkheid te wisselen tussen headset en handsfree, door de toets meermaals in te drukken.

MICROFOON AAN/UIT:

Met de microfoontoets (7.) kunt u, zonder het gesprek in de wacht te plaatsen, kortstondig uw microfoon deactiveren. In dat geval kan uw gesprekspartner u niet horen, maar u de gesprekspartner wel. Door het nogmaals drukken van de microfoontoets, schakelt u deze functie weer uit.

LIJNTOETSEN:

Terwijl u een gesprek voert, kan het voorkomen dat u een tweede oproep ontvangt. Deze kunt u aannemen door op de betreffende knipperende lijntoets (12.) te drukken. Uw huidige gesprekspartner wordt dan in de wacht(muziek) geplaatst. U kunt schakelen tussen oproepen, door de betreffende lijntoets (L1 of L2) in te drukken. Iedere gesprekspartner kan ook doorverbonden worden.

INFO VERGADERZALEN

U kan uw vergaderzaal telefonisch reserveren op nr. 200 of 201, per mail geel@officenter.eu of mondeling aan de receptie.

CATERING:

Catering tijdens uw vergadering? U kan kiezen tussen verschillende formules. Dranken en breaks, ontbijtformules, lunchformules en tapas, dagformule voor meetings. Onze receptionistes helpen u hier graag mee verder of u kan zich rechtstreeks tot de bistro wenden (telnr. 210).

AUDIO VISUEEL MATERIAAL:

Afstandsbediening en kabels kan u lenen bij de receptie. Beamer, boxen, microfoon en spider zijn op aanvraag. Gelieve het geleende materiaal ook steeds terug te brengen naar de receptie.

FAIR USE POLICY VERGADERZALEN

Om al onze klanten gebruik te kunnen laten maken van onze faciliteiten hebben we volgende regels ingevoerd :

REGEL 1:

• Indien u een vergaderzaal/flexkantoor reserveert en u heeft deze na 15 minuten nog niet in gebruik genomen, zullen wij deze terug vrijgeven voor andere klanten.

• We kunnen niet toestaan dat 1 bedrijf tegelijkertijd meer dan 50 % van de beschikbare ruimtes in gebruik neemt. Uiteraard zijn speciale studiedagen en dergelijke mogelijk in overleg en kan men last-minute over eventuele vrije ruimtes beschikken.

REGEL 2:

Na de vergadering vragen wij u de zaal netjes achter te laten:

• Whiteboard wissen.
• Verwarming of airco uitschakelen.
• Ramen (terug) sluiten. Alle geleende materialen terugbrengen naar het onthaal.
• Lichten uitdoen.

Officenter Onthaal: +32 14 57 00 11 (intern nummer 200 of 201)

OFFICENTER VERGADERLOCATIES

Officenter klanten vergaderen ook gratis in onze andere vestigingen!

Officenter A12 Antwerpsesteenweg 124 2630 Antwerpen

tel. +32 3 870 46 46 a12@officenter.eu

Officenter Geel

Kleinhoefstraat 5

2440 Geel

tel. +32 14 57 00 11 geel@officenter.eu

Officenter Leuven Grauwmeer 1 3001 Leuven

tel. +32 16 74 47 70 leuven@officenter.eu

Officenter Turnhout

Rubensstraat 104

2300 Turnhout

tel. +32 14 47 08 47

turnhout@officenter.eu

Officenter Brussel

Luchthavenlaan 27

1800 Vilvoorde

tel. +32 2 486 30 00

brussel@officenter.eu

Officenter Hasselt

H. van Veldekesingel 150

3500 Hasselt

tel. +32 11 87 08 11

hasselt@officenter.eu

Officenter Maastricht

Gelissendomein 8-10

6229 GJ Maastricht ( NL)

tel. +31 43 760 01 00

maastricht@officenter.eu

Officenter Aalst

Ninovesteenweg 198

B-9300 Aalst

tel. +32 53 51 02 00 aalst@officenter.eu

GENT – KORTRIJK – MECHELEN

Als Officenter klant kan u 2 x per maand gratis gebruik maken van de meetingrooms of coworking in Parkoffice Gent, Parkoffice Kortrijk, Mechelen Campus.

Vraag gerust meer informatie aan de Officenter receptie en wij reserveren graag voor u.

Parkoffice Kortrijk Doorniksestraat 63 8500 Kortrijk

Officenter Smart-blog

Dankzij de Smart-Blog van Officenter Geel kan u op een eenvoudige manier uw events en vacatures delen met de Geelse community en eventuele andere vestigingen. Uw boodschap wordt via onze Smart-Blog automatisch verspreid naar ons mailing bestand en onze social media contacten.

Zo werkt het:

1. 1.Maak een email met in de titel de gewenste omschrijving voor uw event of vacature, bijvoorbeeld: “Lunch & Learn Officenter Smart-Blog” of “Vacature junior sales”.

1. 2.Gebruik in de tekst van de email geen kleuren of verschillende lettertypes. Kopieer geen tekst van een bestaande website, aangezien de opmaak van die website meegestuurd zal worden in de email. Maak enkel gebruik van platte tekst.

1. Plaats bovenaan de tekst een foto in hoge kwaliteit die past bij uw boodschap. Gebruik geen collage of een foto met tekst erin.

1. 4.Denk na over een duidelijke Call 2 Action als afsluiter van uw bericht. Wat is het doel van uw bericht? Zorg dat de lezer op een gemakkelijke manier die actie kan ondernemen door bijvoorbeeld op een link naar uw website te klikken.

1. Stuur uw email naar: bloggeel@officenter.eu

Uw bericht wordt in de Smart-Blog van Officenter Geel ontvangen en wacht hier op de goedkeuring van één onze communicatie medewerkers. Zodra dit gebeurt, zal uw bericht via onze Smart-Blog, onze social media & ons mailing bestand verspreid worden onder onze klanten en hun medewerkers. Neem een kijkje op “officenterantwerpen.blugspot.eu” om enkele voorbeelden te zien.